Am Anfang der Gründung steht für viele, Ihre Gründungsidee zu verwirklichen, der eigenen Selbstverwirklichung nachzugehen oder aber endlich zeitlich flexibler und ortsunabhängiger zu arbeiten. Die wenigsten beschäftigen sich damit, was man als Gründende rechtlich beachten sollte. Dabei ist es das enorm wichtig, um direkt von Anfang an den Grundstein, auch in rechtlichen Fragen, richtig zu zu legen. Leidenschaft und der Drang zur Selbstverwirklichung alleine reichen nicht aus, um erfolgreich zu  gründen. In diesem Artikel bekommen Sie einen Überblick – praxisnah und verständlich -, worauf Gründende rechtlich achten sollten.

Rechtliche Klarheit ist für Gründende enorm wichtig

Für viele Gründende steht die Leidenschaft im Vordergrund, bei der Entscheidung für eine selbständige Tätigkeit. Das ist auch eine tolle Motivation und verspricht einen echten Willen zur Gründung. Allerdings sollten Sie auch direkt auf rechtliche Fragen vorbereitet sein, um unangenehme oder auch teure Konsequenzen zu vermeiden. Fehler bei der Rechtsform, in Sachen Datenschutz oder auch einfach mangelnde Verträge können Ihren Traum erschweren oder gar platzen lassen.

Die rechtlichen Fragen bei der Gründung

Damit Sie rechtlich sicher starten, finden sie hier die wichtigsten Punkte für die Gründung auf einen Blick:

Die passende Rechtsform – rechtlich, steuerlich und strategisch

Die Entscheidung über die Rechtsform ist eine grundlegende Entscheidung, die eine große Tragweite mit sich bringt. Denn die Rechtsform entschiedet nicht nur über die Form des Unternehmens, sondern auch über Finanzierungsmöglichkeiten, Besteuerung und auch Strategie im Unternehmensauftritt. Mit der Rechtsform geht auch die Haftung im Falle einer Insolvenz einher und auch der Verwaltungsaufwand und die Organisationsstruktur sind verschieden aufgestellt. Viele Gründende entscheiden sich zu Beginn einfachhalber für ein Einzelunternehmen. Eine spätere Umwandlung ist immer möglich, diese sollte dann allerdings langfristig geplant und gezielt umgesetzt werden.

Die häufigsten Rechtsformen für Gründende

Zu den gängigsten Rechtsformen für Gründende zählen Einzelunternehmen, GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts), UG (Unternehmergesellschaft) und GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (GbR bzw. OHG) haften bei Schulden nicht nur mit dem Gesellschaftsvermögen, sondern auch mit dem persönlichen Vermögen.

Wichtig für die Wahl der passenden Rechtsform ist aber auch, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender gründen. Nicht alle Rechtsformen sind für jeden überhaupt möglich. Als Freiberufler stehen Ihnen Einzelunternehmen oder GbR als Rechtsform zur Verfügung, abhängig davon ob Sie alleine oder mit einem Team oder Partner gründen. Für Gewerbetreibende gibt es mehr Auswahl an möglichen Rechtsformen, denn Sie können ebenfalls ein Einzelunternehmen als eingetragener Kaufmann (e.K.), eine GmbH oder eine UG gründen. (Quelle: IHK Hamburg, IHK Hannover und Gründerküche.de)

Freiberuflich oder gewerblich?

Diese Entscheidung treffen Sie gar nicht selbst, sondern wird durch Ihre selbständige Tätigkeit bereits vorgegeben. Ob Sie zu den Freiberufler zählen oder als Gewerbetreibender gründen, hat Einfluss auf die Anmeldung Ihrer selbständigen Tätigkeit, auf steuerliche Abgaben und auch auf Ihre Buchführung. Zu den Freiberuflern zählen alle, die sich den Freien Berufen nach § 18 EStG zuordnen lassen. Damit sind Personen gemeint, die selbständig einen künstlerischen, schriftstellerischen,
wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Beruf ausüben. Je nach Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit kann es auch zu Einzelfallentscheidungen kommen, was bei Designern, Fotografen oder auch Kunsthandwerkern immer wieder vorkommt. Wenn Sie sich nicht zu den Freien Berufen mit Ihrer Tätigkeit zählen können, sind Sie automatisch Gewerbetreibender. Die Einordnung trifft meist das Finanzamt auf Basis des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, den Sie ausfüllen müssen, wenn Sie eine selbständige Tätigkeit anmelden und Ihre Steuernummer anfordern. (Quelle: IHK Schwerin und Kanzlei Hufnagel)

Für alle, die unter der Kleinunternehmerregelung gründen, gelten separate Bedingungen. Lassen Sie sich dazu von unseren Gründungscoaches und einem Steuerberater fachkundig beraten.

Steuerliche Pflichten für Freiberufler und Gewerbetreibende

Als Freiberufler melden Sie Ihre selbständige Tätigkeit beim Finanzamt an. Sie sind keinesfalls buchführungspflichtig, eine einfache Buchführung reicht dabei aus. Sie müssen dann Einkommenssteuer sowie Umsatzsteuer abführen. Für Gewerbetreibende ist ein Eintrag im Handelsregister ein Muss, nachdem Sie Ihre selbständige Tätigkeit ebenfalls beim Finanzamt angemeldet haben. Kleingewerbetreibende sind davon ausgenommen. Zudem ist eine Gewerbeanmeldung Pflicht und Sie sind automatisch Mitglied in der IHK oder HWK. Sie müssen dann neben der Einkommens- und Umsatzsteuer, auch Gewerbesteuer abführen. Darüber hinaus sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für Kleingewerbetreibende gilt allerdings auch hier eine Ausnahmeregelung, für sie reicht eine EÜR aus, sofern sie gewisse Schwellen nicht überschreiten (§ 241a HGB/§ 141 AO).

Für alle, die unter der Kleinunternehmerregelung gründen, gelten separate Bedingungen. Auch hierzu empfiehlt es sich Ihren Gründungsberater, die zuständigen Kammern und einen Steuerberater zu fragen.

Nebenberuflich oder hauptberuflich gründen – was gilt rechtlich?

Sie sind keinesfalls verpflichtet, direkt hauptberuflich zu gründen. Sollten Sie das finanzielle Risiko von Anfang an geringer halten wollen, können Sie auch nebenberuflich gründen. Dabei sollten Sie allerdings einige rechtliche Dinge beachten und sich vorab gründlich informieren. Zum Einen sollten Sie Ihren Arbeitgeber informieren, dass Sie eine Nebentätigkeit anstreben. Dabei kann es sein, dass es auch eine entsprechende Nebentätigkeitsklausel im Arbeitsvertrag gibt, an die Sie dann rechtlich gebunden sind. Zudem sollten auch das Konkurrenzverbot einhalten, denn der Arbeitgeber kann Ihnen die Gründung untersagen, sollten Sie eine Gründung anstreben, die Sie zum Wettbewerber macht. Darüber hinaus darf Ihre Arbeitsleistung in der Haupttätigkeit nicht durch die selbständige Tätigkeit leiden, andernfalls kann das Folgen haben. Ihr Arbeitgeber kann Sie dann abmahnen oder im schlimmsten Fall sogar kündigen. (Quelle: IHK Pfalz)

Einordnung für die Sozialversicherung

In Bezug auf die Sozialversicherung wird es dann ebenfalls nochmals spannend. Denn eine nebenberufliche Gründung und selbständige Tätigkeit nimmt natürlich anderen Einfluss als eine hauptberufliche. Das betrifft die Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung, aber auch steuerliche Abgaben. Die Einordnung der selbständigen Tätigkeit in haupt- und nebenberuflich wird nach Zeitaufwand und Einkommen entschieden. Die Entscheidung fällt entweder das Finanzamt oder die Krankenversicherung. Als Faustregel nutzen Krankenkassen hier die Regel, wenn Sie mehr als 20 Stunden in der Woche in Ihr Unternehmen investieren oder aber die Einkünfte aus der selbständigen Tätigkeit höher sind als die aus Ihrem Angestelltenverhältnis, gelten Sie als hauptberuflich selbständig. Das ist keine gesetzliche Vorschrift, sondern eine Entscheidung und Regel der Krankenkassen (Rechtsgrundlagen u. a. § 5 Abs. 5 SGB V; Hinweise des GKV-Spitzenverbands).

Bei hauptberuflicher Selbständigkeit sind Sie verpflichtet, sich selbst zu versichern. Solange die Gründung und Selbständigkeit nebenberuflich erfolgt, bleiben Sie über den Arbeitgeber kranken- und rentenversichert. Die Krankenversicherung ist Pflicht auch für Selbständige. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie sich privat oder gesetzlich versichern. Je nach Berufsgruppe greift ggf. auch die Rentenversicherungspflicht.

Hierzu können Sie sich bereits vorab mit Ihrer Krankenkasse in Verbindung setzen, die geltende Regel der jeweiligen Krankenversicherungen erfragen und über Tarife informieren. 

Zugehörigkeit zu Kammern, gesetzliche Mitgliedschaften und Genehmigungen sind rechtlich verpflichtend

Je nach Beruf oder Branche kann es bei der Gründung zudem zu rechtlichen Verpflichtungen kommen. Dabei sind einige Punkte schon an anderer Stelle begegnet, wie etwa die Verpflichtung zur Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt. Die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer sowie in der Handwerkskammer erfolgen automatisch nach der Gewerbeanmeldung. Dabei entstehen ggf. Pflichtbeiträge, die Sie als Mitglied zahlen müssen. Für einige Berufe gilt auch die Anmeldung in einer Berufsgenossenschaft. Manche Berufe sind außerdem zulassungspflichtig, sodass Sie Qualifikationen nachweisen müssen oder aber Sie benötigen branchenspezifische Genehmigungen, um gründen und sich selbständig machen zu können. (Quelle: eRecht24 und IHK Hamburg)

Hier sollten Sie sich je nach Branche und Beruf entsprechend bei den Kammern, dem Gewerbeamt oder im Rahmen eines Gründungscoachings informieren.

Steuerliche Pflichten sind unbedingt einzuhalten

Auch die steuerlichen Gegebenheiten, die gesetzlich verankert sind, wurden an einigen Stellen bereits angesprochen. Grundsätzlich haben Sie als Gründende steuerliche Pflichten, die Sie erfüllen müssen. Zu Beginn steht die Anmeldung beim Finanzamt, um Ihre Steuernummer zu erhalten. Erst mit dieser können Sie auch Rechnungen ausstellen. Zur steuerlichen Einordnung erhalten Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie ausfüllen müssen. Daraufhin ordnet das Finanzamt Ihre Selbständigkeit entweder den Freien Berufen oder den Gewerbetreibenden zu. Auf dieser Basis sind von Ihnen dann Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer zu entrichten. Je nach Einordnung sind Sie zudem zur Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet oder aber es reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vollkommen aus. Wenn Sie für das Gründungsjahr nur wenig Umsatz erwarten, könnte auch die Kleinunternehmerregelung spannend für Sie sein. Eine ordentliche Buchführung ist in jedem Fall Ihre rechtliche Pflicht, sodass Sie gewisse Fristen einzuhalten haben und Belege aufbewahren müssen. (Quelle: Gründerküche.de und Deutschland startet)

Auch steuerliche Rahmenbedingungen sind Teil des Gründungscoachings. Es empfiehlt sich aber zudem einen Steuerberater hinzuziehen. 

Der richtige Unternehmensname – mit Markenschutz?

Wenn Sie gründen, brauchen Sie für Ihr Unternehmen natürlich auch einen Unternehmensnamen. Er ist das Erste, womit Kunden und Partner in Kontakt kommen. Ein guter Name klingt gut und transportiert bereits Ihre Marke, Haltung und Ihr Angebot. Dabei muss er auch rechtlich sicher sein. Grundsätzlich kommt auch hier die Unterscheidung Freiberufler oder Gewerbetreibender wieder zum Einsatz. Sie merken, diese Unterscheidung nimmt viel Einfluss auf die weiteren Unternehmensprozesse und Ihr unternehmerisches Handeln.

Grundlegend sieht es so aus, dass auch die Rechtsform hierbei eine Rolle spielt.

Für Gewerbetreibende gilt:

• Gewerbetreibende haben die Freiheit, sich ganz individuell für einen Unternehmensnamen zu entscheiden. Da sie im Handelsregister eingetragen sind, können sie ihren Vor- und Nachnamen im Unternehmensnamen führen, müssen es aber nicht.
• Möglich ist auch ein reiner Branchen-, Sach-, Personen- oder Fantasiename.
• Beispiel: „ChangeConsult“ oder „Müller Badideen“ oder „Werkstatt Winter“
• Sollte eine Gesellschaftsform bestehen, muss diese auch im Unternehmensname angegeben werden.
• Beispiel: „ChangeConsult UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Müller Badideen GmbH“

Für Freiberufler gilt:

• Für Freiberufler gilt die Verpflichtung mindestens den Nachnamen im Unternehmensnamen aufzuführen.
• Dieser kann ergänzt werden durch etwas, das die Tätigkeit beschreibt.
• Beispiel: „Jutta Meyer – Unternehmensberatung“ oder „Designbüro Jonas Schmitt“
• Ein reiner Fantasiename ist nur zulässig, wenn eine Gesellschaftsform besteht, also eine GmbH oder eine GbR.

Wichtig ist, dass der Unternehmensname nicht irreführend ist und außerdem Unterscheidungskraft zur Konkurrenz besitzt. Darüber hinaus sollten Sie vorab prüfen, ob der Name noch verfügbar ist, das geht ganz einfach beim DPMA (Deutsches Patent- und Markenamt). (Quelle: BMWK Existenzgründungsportal, JuraRat und IHK Wiesbaden).

Gründungsberater, zuständige Kammern und Anwälte können Ihnen zudem rechtssicher Auskunft über geltende Bedingungen für die Namensfindung geben.

Markenrechte sollten gewahrt werden

Ob eine Name bereits vergeben ist, können Sie ganz einfach über eine Google-Suche herausfinden. Wenn Sie dazu bereits Einträge und Websites angezeigt bekommen, dann sollten Sie davon die Finger lassen. Ein zweiter Schritt bei der Namensfindung ist die Recherche vorhandeneren Marken und Firmennamen beim DPMA. Sollten Sie dort Einträge zum gewünschten Namen finden, sollten Sie nach einem anderen Unternehmensnamen suchen. Zudem sollten Sie Ihren Wunschnamen auch in Sachen Domain für die Website und Social Media überprüfen bzw. Kombinationen recherchieren. So können Sie bereits von Anfang an die Verfügbarkeit mit einbeziehen und sich direkt für einen guten Namen entscheiden. Rechtliche Schwierigkeit sind damit ausgeschlossen. Zudem können Sie selbst über den Markenschutz nachdenken und Ihre Marke ggf. beim DPMA eintragen lassen.

In welchen Fällen das besonders sinnvoll für Gründende ist, dazu beraten Sie unsere Gründungsberater und -coaches gerne.

Fremde Inhalte, Urheberrecht und Impressumspflicht

Inhalte bestimmen den Unternehmensauftritt, das gilt für Websites, genauso wie für Social Media und Podcasts, aber auch Magazine und Broschüren. Zum Einen sollten Sie das Urheberrecht wahren, denn andernfalls kann es teuer werden. Das bedeutet, dass Sie fremde Inhalte – also solche, die Sie nicht selbst erstellt haben – nur verwenden dürfen, wenn Sie die Erlaubnis und/oder Lizenz zur Verwendung haben. Mit Inhalten sind dabei Bilder (Fotos und Grafiken), Musik, Texte, aber auch Videos und Audioaufnahmen gemeint. Um fremde Inhalte nutzen zu können, müssen Sie entsprechende Lizenzen erwerben. Andernfalls dürfen Sie die Inhalte nicht nutzen, weder auf Ihrer Website, auf Ihrem Flyer oder für Social Media. Das könnte sonst zu teuren Abmahnungen führen. Ihre eigenen Inhalte sind gleichermaßen durch das Urheberrecht geschützt und andere dürfen diese nicht einfach verwenden.

Für Ihre Website, Social Media-Profile und auch Podcasts bspw. gilt zudem die Impressumspflicht. Das heißt, Sie benötigen unbedingt ein Impressum. Das ist eine Anbieterkennzeichnung, die Auskunft darüber gibt, wer verantwortlich ist für die Inhalte auf Ihrer Website oder auf Social Media und wie man Sie kontaktieren kann. Ein fehlendes oder auch veraltetes Impressum ist oft der Grund für teure Abmahnungen. (Quelle: eRecht24)

Datenschutz und Datensicherheit wird immer wichtiger

Sobald Sie gründen und die ersten Aufträge erhalten oder Produkte verkaufen, kommen Sie mit Kundendaten in Berührung. Genau dafür gibt es Gesetze, die die Datenverarbeitung betreffen. Zum Einen sollten Sie von Beginn auch auf Zweckmäßigkeit und Datenmengen achten. Im besten Falle Sie sammeln nicht so viele Daten wie möglich, sondern nur die Daten, die tatsächlich auch relevant sind. Damit minimieren Sie ganz einfach schon den Aufwand und auch Sicherheitsrisiken. Im Rahmen der DSGVO sind Sie außerdem verpflichtend transparent und offen darzulegen, welche Daten Sie sammeln und zu welchem Zweck. Das betrifft Daten, die Sie über die Website mit Hilfe von Cookies und Tracking gewinnen, aber auch klassisch über ein Kontaktformular. Darüber hinaus betrifft es auch zusätzliche Daten, die über E-Mail-Verkehr und telefonisch geteilt werden und natürlich auch im direkten Gespräch. Aber auch wenn Sie Ads nutzen, über Social Media Daten erhalten, einen Newsletter versenden, Sie sind rechtlich an die DSGVO gebunden.

Zum Thema Datenschutz für Gründende gibt Stefan Lang im Interview Einblick zu den wichtigsten Aufgaben. 

Auch Datensicherheit ist eine Pflicht als Unternehmer. Das betrifft sichere Passwörter und Zugänge, darüber hinaus auch Ihre Geräte und einen Zugriffsschutz. Sie sollten insgesamt auf die Sicherheit und einen transparenten Umgang mit Daten achten, damit Sie hier rechtssicher aufgestellt sind.

Verträge und AGB

Viele Gründende fragen sich zu Beginn, ob Sie direkt ABG oder  auch Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern brauchen. Eine Verpflichtung dazu gibt es nicht, da entsprechende Gesetze oft die Rahmenbedingungen, die in den ABG geregelt werden, auch so vorgeben. Sollten Sie allerdings auf gewisse Klauseln und Vertragsbedingungen für die Zusammenarbeit bestehen, lohnt es sich, AGB zu haben und zu kommunizieren. Allerdings gibt es gesetzliche Pflichtinformationen, die Sie insbesondere Verbrauchern kurz vor oder beim Vertragsschluss zur Verfügung stellen müssen. Das beschreibt alle Informationen, die den Vertrag betreffen, sodass Kunden über die Bedingungen informiert sind.

Auch wenn wir von Vertragsschluss bereits gesprochen haben, bedeutet das nicht immer ein schriftliches Dokument, das unterzeichnet werden muss. Ein Geschäftsabschluss kann auch durch Händedruck und mündlich vereinbart werden. Das ist genauso rechtsbindend für beide Parteien. Allerdings hilft es, wenn Sie eine schriftlichen Beleg über die Zusammenarbeit haben. Das kann ein E-Mail-Verkehr sein, über die Konditionen der Zusammenarbeit oder aber Sie schließen einen Vertrag mit Kunden und lassen sich diesen unterzeichnen. Damit sind Sie im schlimmsten Fall auf der sicheren Seite und haben einen schriftlichen Nachweis über die Einwilligung des Kunden. Welche Variante für Sie nach der Gründung die richtige ist, müssen Sie selbst entscheiden. Sollten Sie AGB oder Verträge nutzen, können Sie diese natürlich auch von einem Anwalt gegenchecken oder auch direkt aufsetzen lassen. Diese bieten Ihnen Rechtssicherheit im Geschäftsalltag über die Absprachen mit Kunden, Partnern und Lieferanten. (Quelle: eRecht24)

Für rechtsgültige AGB oder auch Verträge sollten Sie einen Anwalt beauftragen, um diese Dokumente rechtssicher prüfen oder komplett erstellen zu lassen.

Betriebliche und persönliche Absicherung

Als Gründende haben Sie in gewissen Fällen auch die Pflicht, sich zu versichern. Zum Einen gilt das für die Krankenversicherung, denn diese ist in Deutschland Pflicht für alle. Das kam bereits zur Sprache, soll hier aber noch explizit erwähnt werden. Dabei können Sie sich gesetzlich oder privat krankenversichern. Für bestimmte Tätigkeiten und natürlich für alle Arbeitnehmer ist auch die Rentenversicherung Pflicht. Je nach selbstständiger Tätigkeit können Sie rentenversicherungspflichtig sein, bspw. in der Künstlersozialkasse. Darüber hinaus können Sie natürlich auch freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einbezahlen. Darüber hinaus sollten Sie sich auch um Ihre Altersvorsorge kümmern, denn wenn Sie nicht in die Rentenversicherung einbezahlen, ist die Altersvorsorge ganz allein Ihre Verantwortung.

Eine Betriebshaftpflichtversicherung ist in Deutschland gesetzlich nicht verpflichtend, genauso wenig wie die Berufshaftpflichtversicherung. Die Berufshaftpflicht setzt sich aus der Betriebshaftpflicht- und der Vermögensschadenhaftpflicht zusammen. Wir raten unbedingt dazu, eine solche Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen, um gegen Schäden und Risiken besser abgesichert zu sein. Manche Berufe wie etwa Ärzte und Anwälte, aber auch Hebammen sind verpflichtet, eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Je nach Branche und Beruf kann auch eine Berufsunfähigkeitsversicherung und ggf. die Arbeitslosenversicherung relevant für Sie sein. Dazu können Sie sich auch im Rahmen unseres Gründungscoachings beraten lassen.

Zudem finden Sie bei uns auch ein kostenloses Onlineseminar zum Thema „Gründerwissen: Soziale Absicherung und Versicherungen“.  

Fazit: Rechtliches vorsorglich beachten und sicher gründen

Rechtsfragen klingen meist kompliziert und Gründende begegnen Ihnen oft mit Unsicherheit oder Unwissen. Aber rechtliche Klarheit ist keine Unmöglichkeit oder Hürde, sondern bietet Sicherheit. Wenn Sie bereits frühzeitig die Anmeldung beim Finanzamt, die geeignete Rechtsform sowie die Namensfindung vorbereiten, können Sie viele Rechtsrisiken bereits ausschließen. Bei der Gründung können Sie bereits von Anfang an die Weichen stellen, wenn Sie rechtlich einiges beachten. Viele Themen lassen sich in einem Gründungscoaching außerdem strukturieren und gezielt angehen. Unsere Coaches und Berater unterstützen Sie ganz individuell bei Ihren rechtlichen Herausforderungen. Nutzen Sie die Gelegenheit und erhalten Sie Begleitung bei der Gründung – so starten Sie rechtssicher und gut vorbereitet in Ihre Selbständigkeit.

 

Wichtig: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar oder ersetzt eine solche. Wir empfehlen in Rechtsfragen einen Anwalt für eine Rechtsberatung anzufragen.