Kundendaten, Schriftverkehr, Rechnungen, Belege und Nachweise – all diese Daten sind wichtig für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen. Das gilt für große wie auch kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige. In Verbindung mit dem Datenschutz wird die Datensicherung und auch Archivierung immer größer und umfangreicher. Durch die Digitalisierung verbleiben zwar immer weniger Papier- und Aktenberge, aber die digitale Sicherung bringt neue Anforderungen mit sich. Was Datensicherung für kleine Unternehmen und Freiberufler sowie Selbständige bedeutet, finden Sie hier im Detail erklärt:

Datensicherung und Archivierung

Umgangssprachlich werden beiden Begriffe oft gleichgesetzt, allerdings betrifft die Datensicherung etwas anderes als die Archivierung der Daten. Bei der Datensicherung geht es um den Schutz der Daten, unabhängig davon ob es einen Personenbezug gibt oder nicht. Die Datensicherung ist auf eine kurz- bis mittelfristige Speicherung ausgelegt. Dabei werden Kopien der Daten erstellt, die dann mit jeder Äderung überschrieben werden. Datensicherheit zielt demnach darauf ab, Manipulation, Verlust und Diebstahl der Daten zu vermeiden. Das bedeutet auch, dass Datensicherung und Datenschutz eng miteinander verknüpft sind.

Bei der Archivierung geht es tatsächlich um die Art und Weise, wie Sie die Daten aufzubewahren haben. Das betrifft somit die langfristige Speicherung von Daten. Diese sollten dabei in den meisten Fällen auch  unveränderbar sein und somit nicht mehr überschrieben werden können. Die Archivierung Ihrer Daten ist vor allem für das Finanzamt wichtig und betrifft die geltenden Aufbewahrungsfristen.

Das 3-2-1-Prinzip: Die Backup-Basis zur Datensicherung für kleine Unternehmen

Wichtig ist, dass Sie eine Backup-Strategie für Ihr Unternehmen und die Unternehmensdaten haben. Dabei ist natürlich das Ziel, dass das Risiko von Datenverlusten so klein wie nur möglich ist. Und da kommt das 3-2-1-Prinzip ins Spiel. Dieses Prinzip wird häufig für die Datensicherung genutzt. Klar ist, dass viele Kopien das Verlustrisiko reduzieren. Daher gilt als Grundlage:

• 3 Kopien Ihrer Daten
• 2 verschiedene Speichermedien
• 1 externe Sicherung

Das ist eine Menge an Daten, die bei der Sicherung anfallen, aber damit wird das Risiko sehr gering, dass Daten „verloren“ gehen können. Neben dem Original Ihrer Daten sollten Sie daher im Unternehmen zwei Datei-Backups haben. Diese sind dann bestenfalls auf zwei unterschiedlichen Medien gespeichert. Auf diese Weise sind Sie trotzdem abgesichert, sollte eines der Speichermeiden ausfallen. Für den absoluten Katastrophenfall eignet sich dann eine externe Sicherung. Darüber sind Sie auch für den Ausfall des Rechenzentrums geschützt und können auf Ihre Daten zugreifen. Für kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler sind dabei vor allem Cloud-Backup-Strategien interessant. Da keine Zweigstelle oder ein zweiter Standort verfügbar ist, können Cloud-Dienste diese externe Sicherung dann abbilden bzw. übernehmen.

Die passende Backup-Strategie für Ihr Unternehmen

Nachdem Sie nun die Basis kennen und wissen, wie viele Kopien Sie Ihrer Daten anlegen sollten, geht es um die tatsächliche Speicherung. Und natürlich die zentrale Frage, welche Backup-Strategie kommt für Ihr Unternehmen in Betracht. Dabei können Sie aus zwei Varianten wählen:

Die Hardware-Lösung

Alt bekannt und immer noch bewährt ist natürlich die klassische Datensicherung und Speicherung auf Hardware. Das ist die traditionelle Methode und zum Einsatz kommen hierbei lokale Speichermedien, wie bspw. folgende:

• Festplatten Für private Zwecke ist die Festplatte mit USB-Anschluss wohl immer noch die beliebteste Variante, um die eigenen Daten zu sichern. Gerade für kleine Unternehmen und Solo-Selbständige bietet sich diese Methode der Datensicherung ebenfalls an. Für größere Unternehmen spielt das keine Rolle mehr. Der Vorteil der Festplatten liegt zum Einen bei den geringen Anschaffungskosten und zum Zweiten in der Flexibilität. Sie können die Festplatte überall mit hin nehmen. Diese sind auch als externe Sicherung nutzbar. Allerdings sind Festplatten schnell anfällig für Beschädigungen und leider nicht so langlebig.
• Magnetbänder Diese Speichermedium klingt noch veralteter, allerdings sind die Magnetbänder für die Datensicherung immer noch beliebt. Vor allem punkten sie durch Zuverlässigkeit und die ebenfalls geringen Kosten. Malware-Angriffe sind sehr selten, denn die Magnetbänder werden nur kurz mit dem System verbunden. Das bietet einen effektiven Schutz. Sollten Sie allerdings Daten speichern wollen, die sich ständig verändern und überarbeitet werden, sind Magnetbändern weniger geeignet.
• NAS-Systeme Wenn Sie viele Daten zum Speichern haben und auch einen dauerhaften und gesicherten Zugriff benötigen, dann sind NAS (Network Attached Storage)-Systeme möglicherweise die beste Backup-Strategie. Diese Geräte sind praktischer als Festplatten. Sie sind zentrale Server und bieten einen gemeinsamen Speicher für das gesamte Rechner-Netz. Zwei bekannte Anbietet sind Synology und Western Digital. Eine externe Sicherung ist dabei allerdings unerlässlich. NAS-Systeme können bei Datenverlusten im Netzwerk genauso betroffen sein, da sie im Rechenzentrum des Unternehmens integriert sind.

Die Cloud-Lösung

Die Alternative zu den klassischen Speichermedien ist mit Cloud-Diensten geboten. Das hat gerade die Datensicherung für kleine Unternehmen enorm vereinfacht. Cloud-Speicher sind dabei direkt zugänglich und Ihre Daten lassen sich dort sichern. Je nach Cloud-Dienst werden die Kopien Ihrer Daten auch direkt mit aktualisiert, sodass kein erneuter Sicherungsvorgang nötig ist. Vorteil ist auch hierbei die Flexibilität, denn Sie können von überall aus auf die Daten zugreifen, vorausgesetzt Sie können sich mit der Cloud verbinden. Darüber hinaus sind Verluste durch defekte oder beschädigte Speichermedien keine Gefahr mehr. Je nach Datenumfang sind bereits kostengünstige Lösungen für Solo-Selbständige und kleine Unternehmen ausreichend.

Bedenken sollten Sie bei der Nutzung von Clouds für die Datensicherung allerdings, dass der Cloud-Service Ihre Daten missbrauchen könnte und dass auch Cloud-Dienste vor Hackern nur bedingt geschützt sind. Und im Rahmen des Datenschutzes und der DSGVO sollten Sie sich die Anbieter, vor allem außereuropäische besonders detailliert ansehen, wenn dort vor allem auch personenbezogene Daten in der Cloud liegen.

Archivierung und Aufbewahrungsfristen

Für die Archivierung Ihrer Daten gelten natürlich weitere Vorgaben, denn diese Daten sollten nicht mehr verändert werden können. das Format oder die Art, wie Sie Ihre Unternehmensdaten und -dokumente ablegen, gibt es keine genauen Angaben. Was Sie allerdings einhalten sollten, ist dass die Aufbewahrungsart – egal ob analog oder digital – jederzeit abrufbar, unveränderbar, vollständig, lesbar und nachvollziehbar sein muss. Damit wird gewährleistet, dass Daten auch zu einem deutlich späteren Zeitpunkt noch genutzt und gelesen werden können. Dokumente müssen also zugänglich bleiben.

Zur Speicherung dieser Daten gelten dann entsprechende Aufbewahrungsfristen, die Sie einhalten müssen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können und dürfen Sie diese Dokumente und Daten löschen. Dabei sollten vor allem personenbezogene Daten so gut vernichtet werden, dass diese Daten unkenntlich und nicht mehr wieder herstellbar sind. Wenn Sie dafür jemanden beauftragen, ist eine Auftragsverarbeitung verpflichtend. Dazu sollten Sie laut Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) machen. Für die Datensicherung und Archivierung der gängigsten Daten und Dokumente haben wir hier die Fristen einmal aufgeführt:

• 1 Jahr Protokolle im Zusammenhang mit in- und automatisierten Verarbeitungssystemen
• 5 Jahre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen inkl. Krankmeldungen
• 6 Jahre Kassenzettel (außer Buchungsbelege), Lieferscheine, Preislisten, Schriftwechsel,
• 10 Jahre Abrechnungsbelege, Angestelltenversicherung, Bankbelege, Dauerauftragsunterlagen und Kontoauszüge, Ausgangs- und Betriebskostenrechnungen, Bewirtungsunterlagen und Buchungsbelege, Fahrtkostenerstattungsunterlagen, Geschäftsberichte und Handelsbücher, Hauptabschlussübersicht und Jahresabschluss mit Erläuterungen, Kassenberichte, Lohnbelege, Mietunterlagen, Prozessakten, Quittungen, Zahlungsanweisungen sowie Zwischenbilanz

Eine noch detailliertere Auflistung der Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.

Beachten Sie, dass die Frist zwar etwa. 10 Jahre beträgt, aber die die Frist nicht ab Datum des Kaufs auf dem Kassenzettel bspw. gilt, sondern der Zeitpunkt Ihrer Steuererklärung für das jeweilige Jahr dann gilt. Also bewahren Sie die Dokumente besser noch 1 – 2 Jahre länger auf, so sind Sie auf der sicheren Seite.

Fazit: Sorgfalt und individuelle Lösungen sind bei der Datensicherung gefragt

Das Thema Datensicherung ist eng verbunden mit dem Datenschutz. Kleine Unternehmen, Solo-Selbständige und Freiberufler sollten sich detailliert mit der eigenen Backup-Strategie beschäftigen. So können Sie eine passgenaue und clevere Lösung zur Datensicherung auswählen. Ob klassische Speichermedien dabei zum Einsatz kommen oder doch modernen Cloud-Dienste hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und der jeweiligen Daten ab. Dabei sollten Sie die geltenden Aufbewahrungsfristen kennen und Ihre Datensicherung und Archivierung entsprechend darauf auslegen.