Die Meeting-Kultur wandelt sich durch die digitalen Formate zunehmend. Dabei wird auch klar, dass Struktur und feste Rahmenbedingungen zum Erfolg eines Meetings maßgeblich beitragen. Dabei ist es völlig egal, ob es sich dabei um ein Meeting vor Ort oder ein virtuelles Meeting handelt. Mit welchen Methoden und kreativen Ideen Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können, stellen wir Ihnen heute vor:

Erfolgreiche und effiziente (Online-)Meetings mit Hilfe von Methoden

Wir haben bereits gelernt, dass Teilnehmer von digitalen Meetings und Online-Events sich mehr Interaktion wünschen. Erst der Austausch mit anderen Teilnehmern und dem Veranstalter macht ein Event spannend und schafft Mehrwert. Das Gleiche gilt auch für Online-Meetings, denn nur wenn alle sich beteiligen können, haben auch alle Teilnehmer etwas von der Besprechung. Daher ist es wichtig, dass Sie alle mit einbeziehen und das natürlich mit einer gewissen strukturierten Methode. Denn nur mit Struktur lässt sich kontrollieren, dass Meetings nicht unnötig verlängert werden und der rote Faden währenddessen nicht verloren geht. Für effiziente digitale Meetings ist daher ein klarer roter Faden wichtig, um diese kurz zu halten und gleichzeitig effektiv. Damit werden Online-Meetings zum Erfolg.

Unsere Top 3 Methoden für effiziente Meetings

sie fragen sich, welche Methoden Sie in Ihren Meetings anwenden sollen? Üblicherweise erzählt jeder Teilnehmer, was in der letzten Woche so anstand und was in der kommenden Woche/Zeit ansteht. so kann jeder kurz erklären, wie der aktuelle Stand für Projekte ist und wer woran arbeitet. doch oft ist diese Methode nicht so zielführend wie geplant und erwünscht. Teilnehmer in Meetings verzetteln sich, die Ausschweifungen werden umfangreicher. Die Struktur geht verloren und am Ende dauert die Besprechung doppelt so lange, wie angesetzt und trotzdem sind nicht alle zu Wort gekommen. Unsere besten Methoden verhindern das und konzentrieren sich darauf, dass jeder Teilnehmer Ihres Meetings, egal ob offline oder online, wirklich nur wenige Sätze nennt und damit auch Mehrwert bietet. Sie und die anderen Teilnehmer können dann auf das Gesagte eingehen und es entsteht ein Stimmungsbild sowie ein guter Austausch über relevante Details und wichtige Punkte. Das sind unsere Methoden:

• Highlights: Wie die Wortbedeutung schon verrät, geht es bei dieser kreativen Idee und Methode um die Erfolgserlebnisse. So kann jeder Teilnehmer am Online-Meeting oder in der Besprechungsrunde seine persönlichen Arbeitserfolge und erreichten Ziele in kurzen Sätzen hervorheben. Das animiert zudem auch die anderen, dass sie entsprechend Lob und Glückwünsche aussprechen und Anteil nehmen. Damit lässt sich das Miteinander stärken und Meilensteine werden gewürdigt. Insgesamt sorgt das für die Mitarbeitermotivation und ein gutes, positives Arbeitsklima.
• Lowlights: Angelehnt an die Highlights sprechen wir bei den Lowlights von Probleme, Herausforderungen und vor allem auch frustrierenden und negativen Momenten und Erlebnissen bei der Arbeit. Damit wird insgesamt die Stimmung aller Teilnehmenden gespiegelt, Probleme werden schneller deutlich und können direkt angegangen werden. Die Problemlösung ist so einige Schritte früher möglich, was für Veränderung sorgt und zudem kann die gesamte Stimmung im besten Fall schnellstmöglich zum positiven gewendet werden. Für die Lowlights muss allerdings ein gutes Arbeitsklima unter den Teilnehmern bestehen und eine offene und ehrliche Kommunikation sind erforderlich. Dafür müssen entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen werden. Andernfalls funktioniert die Methode nicht wirklich, denn ohne Vertrauensverhältnis lassen sich Tiefpunkte und Niederschläge nur schwer teilen.
• Best Practice: Besonders hervorzuheben ist die Methode des Best Practice, denn diese sorgt für mehr Effizienz und stetige Verbesserungen in Kommunikation, Abläufen und Arbeitsprozessen. Dabei sollen Teilnehmer Ihre Erkenntnisse und Best Practice mit Ihnen und allen anderen teilen, sodass sich Fehler weniger wiederholen und Wissen mit allen geteilt wird. Dadurch können Sie untereinander von Erfahrungen lernen und profitieren. Gerade wenn Lösungen gefunden wurden oder gewisse Aufgaben anders und besser umgesetzt werden, so kann dies für eine große Veränderung und Verbesserung in der Zusammenarbeit und den Arbeitsabläufen bringen. Die Effizienz lässt sich somit wunderbar steigern.

Effiziente Meetings mit den Methoden Highlights, Lowlights und Best Practice

Mit den vorgestellten Methoden werden die Beiträge der einzelnen Teilnehmer Ihres Meetings angehalten, wirklich kurz Feedback zu geben. So können von Best Practice-Tipps wirklich alle profitieren und Abläufe eventuelle effizienter und praktischer umsetzen. Mit Lowlights wird das Stimmungsbild der anderen und auch Ihrerseits klar kommuniziert und direkt verdeutlicht, wo Handlungsbedarf besteht. So lassen sich Probleme schneller erkennen und lösen. Die Highlights sind ein guter Anlass im Meeting auch Lob auszusprechen und Erfolge zu feiern. So bekommen die Teilnehmer auch ein gutes Gefühl und die Arbeitsstimmung erfährt Impulse. Mit diesen Methoden steigt zudem die Motivation und Ihr Meeting bleibt gleichzeitig effizient und fokussiert. Für mehr Tipps zu guten Online-Meetings haben wir Ihnen bereits einen Buchtipp vorgestellt, dort finden Sie weitere Anregungen für Ihre Meeting-Kultur. Viele Methoden und Ideen lassen sich zudem von online auch auf offline – und anders herum – übertragen.