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9. Juni 2020 | Redaktionsteam | merkur-start up

Effizient aus dem Home Office arbeiten mit diesen Methoden

Der Traum vom Zuhause arbeiten, begleitet viele bei der Arbeit. Allerdings entspricht diese Wunschvorstellungen nur selten der Realität und auch nur wenige haben tatsächlich die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Zum Einen liegt das an den Arbeitgebern, die agile Methoden und flexible Arbeitsmodelle kritisch sehen und zum Anderen an den Mitarbeitern, die sich die Arbeit aus dem Home Office einfacher vorstellen als gedacht. Wie Sie die Freiheit von Telearbeit mit guten Argumenten bei Ihrem Arbeitgeber durchsetzen können und selbst effizient im Home Office arbeiten, das gelingt mit bewährten Methoden. Wir stellen Ihnen diese Methoden in diesem Artikel vor, damit Sie bei der Telearbeit effektiv arbeiten:

Home Office und Remote Work – Die Vor- und Nachteile

Remote, also von zuhause aus, arbeiten und damit erfolgreich Geld verdienen, klingt für viele verlockend. Dabei ist es ganz egal, ob Sie selbstständig sind und flexibel aus dem Home Office arbeiten oder als Angestellter die Freiheit der Tele(heim)arbeit für sich nutzen möchten. Es spricht vieles für die Arbeit aus dem Home Office, aber Sie sollten dabei die Auswirkungen und schlechten Seiten nicht unbeachtet lassen. Das sind die Argumente, die für und gegen das Home Office sprechen:

Vorteile der Remote Work aus dem Home Office

  • Zeitersparnis: Bei der Arbeit aus dem eigenen Arbeitszimmer zuhause sparen Sie sich natürlich die Fahrt zur und von der Arbeit, das kann mitunter eine Menge Zeit bedeuten. Denn wenn Sie in Ballungszentren arbeiten oder Ihr Fahrtweg zum Büro ohnehin lange ist,  dann können Sie viel Zeit nun für andere Dinge verwenden.
  • Kostenersparnis: Ebenfalls in Bezug auf den Fahrtweg bedeutet die Arbeit aus dem Home Office reduzierte Kosten. Ganz gleich, ob Sie mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen oder mit dem Auto fahren, Sie können sich so Ausgaben für Tickets und Spritkosten sparen.
  • Positiver Nachhaltigkeitseffekt: Der eingesparte Fahrtweg von und zur Arbeit bedeutet einen dritten Vorteil, der sich nicht nur auf Sie und Ihr Leben auswirkt, sondern einen positiven Einfluss für die Gesellschaft hat. Wenn Sie von Zuhause aus arbeiten, wirkt sich das auch auf die Umwelt aus, denn Sie benötigen dann kein Auto und keine anderen Verkehrsmittel für den Arbeitsweg. So sparen Sie CO2-Emissionen und belasten die Umwelt weniger, damit handeln Sie nachhaltig und Ihr ökologischer Fußabdruck wird kleiner.
  • Selbstbestimmung und Flexibilität bei der Arbeit: Der große Vorteil bei der Arbeit aus dem Home Office bedeutet natürlich auch eine flexible Zeiteinteilung. Das hängt natürlich mit Ihrem Arbeitgeber zusammen, aber insgesamt sind Sie freier in der Gestaltung und können so auch spontane Termine und privates besser koordinieren. Arzttermine, Kinder und Krankheit können so besser organisiert und flexibel genutzt werden. Sie können besser selbst entscheiden, wann Sie arbeiten und so Ihre produktiven Phasen über den Tag besser nutzen. Sie können bei Kopfschmerzen einfach am Abend Ihre Arbeit nachholen und den Vormittag auskurieren. Für spontane Termine beim Arzt benötigen Sie weniger Organisation und können zwischendrin Pausen einlegen.
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Selbstbestimmung und Flexibilität spielen hierbei natürlich mit rein und sorgen dafür, dass sich Familie und Job besser vereinen lassen. Sie können beide Bereiche leichter aufeinander abstimmen, Sie können zudem Frühstück und Abendessen bspw. mit der Familie oder dem Partner in Ihren Arbeitsalltag integrieren und die Arbeit darum legen. So haben Sie auch mehr von Ihrem Privatleben, denn Arbeit und Familie gehen einfacher Hand in Hand.
  • Höhere Motivation und Zufriedenheit: Die Arbeit von zuhause aus und die bereits aufgezählten Faktoren beeinflussen Sie insgesamt, denn die Arbeit von Zuhause aus macht Sie zufriedener und zugleich motivierter. Durch höhere Flexibilität, mehr Selbstbestimmung bei Ihrer Arbeit und das leichtere Zusammenspiel von Job und Familie bleiben Sie motiviert und sind ausgeglichener. Insgesamt sind Sie zufriedener bei Ihrer Arbeit.
  • Gesteigerte Produktivität: Studien haben das bereits nachgewiesen (unter anderem die Studie zur Produktivität im Home Office), dass Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, meist produktiver sind. Das Unternehmen profitiert somit davon, denn in den meisten Fällen sind Mitarbeiter konzentrierter bei der Arbeit und zufriedener, sodass sie mehr leisten. Das bedeutet auch, dass Sie bei der Arbeit von zuhause erfolgreicher sein können und somit mehr schaffen, als Sie es im Büro würden.

Nachteile der Remote Work aus dem Home Office

  • Kein Fahrtweg: Die Zeit zur Arbeit hilft vielen, sich morgens auf die Arbeit zu fokussieren, vor allem aber abends auf den Nachhauseweg, um die Arbeit sozusagen nicht mit nach Hause zu nehmen. Bei einem Fahrtweg vom Büro nach Hause können Sie bereits Stress und Sorgen bei der Arbeit herunterfahren und abschalten. Sie haben damit den Fahrtweg nach der Arbeit, um Arbeitsdinge hinter sich zu lassen und sich voll auf Familie, Partner und das Zuhause zu konzentrieren. Vor allem in stressigen Zeiten bedeutet der Arbeitsweg eine Art Stressbewältigung und Sie kommen ruhiger und ausgeglichener zuhause an.
  • Selbstdisziplin: Ganz vorneweg lässt sich natürlich festhalten, dass die Arbeit aus dem Home Office eine hohe Bereitschaft an Selbstdisziplin fordert. Sie müssen sich selbst dazu bringen, sich strukturiert an die Arbeit zu setzen und das eben zuhause. Später aufstehen oder andere flexible Angewohnheiten sollten Sie im Griff haben. Das gilt für Annehmlichkeiten, die Ihnen Remote Work bietet wie auch für die klare Abgrenzung von Freizeit und Feierabend.
  • Höhere Organisation: Der Aufwand, um sich eine gewisse Arbeitsroutine und das nötige Umfeld zuhause zu schaffen, um dort auch effizient arbeiten zu können, ist natürlich wesentlich höher. Sie selbst müssen für den Arbeitsplatz sorgen und dazu zählt natürlich auch die entsprechende Erreichbarkeit. Darüber hinaus müssen Richtlinien in Sachen Datensicherheit gewährleistet werden, je nach Beruf, Unternehmen und Branche. Das ist vor allem zu Beginn der Tele(heim)arbeit ein größeres Unterfangen, sobald sich jedoch eine gewisse Routine eingependelt hat, wird der Organisationsaufwand wesentlich geringer.
  • Weniger soziale Kontakte: Diesen Faktor unterschätzen viele zu Beginn, wenn Sie mit der Arbeit aus dem Home Office starten. Das sollten sie daher nicht tun, denn wenn Sie nicht gerade mit Ihrem Partner zusammen remote arbeiten, dann sind Ihre Kontakte fortan sehr beschränkt. Mit Kollegen, Vorgesetzten und auch Kunden werde Sie dann nur noch telefonisch oder per Mail Kontakt haben. Das bedeutet, dass Sie alleine arbeiten und auch den ganzen Arbeitstag alleine sind. Keine kurzen Pausen in der Kaffeeküche, kein Austausch am Arbeitsplatz mit den Kollegen und auch selten spontane Afterwork-Drinks oder ähnliches – das alles isoliert Sie. Das ist ein großer Faktor, dem Sie von Anfang an entgegen wirken sollten, um so soziale Kontakte zu Kollegen aktiv zu pflegen.
  • Höhere Ablenkung: Eines der bekanntesten Gegenargumente für die Ausübung des Jobs von Zuhause aus, ist das hohe Risiko an Ablenkung. Wäsche, die gemacht werden müsste oder noch schnell einmal den Staubsauger zur Hand nehmen – es gibt zahlreiche solche Beispiele, die sich anführen lassen und für Ablenkung bei der Arbeit zuhause sorgen. Wenn Sie das jedoch im Blick haben und eine gewisse Routine erarbeiten, dann lassen sich diese Risiken deutlich minimieren.
  • Dauerhafte Erreichbarkeit: Ebenfalls eine große Gefahr bei der Arbeit aus dem Home Office ist die Erreichbarkeit. Wichtig ist, dass Sie sich einen Feierabend einräumen und dann auch wirklich nicht mehr erreichbar sind. Legen Sie sich Arbeitszeiten fest und nehmen Sie sich auch eine bewusste Mittagspause. Wenn Sie das nicht einhalten, dann kommen Sie ganz schnell in diesen Teufelskreis, immer erreichbar sein zu müssen und auch immer ans Telefon zu gehen und Mails zu checken. Das ist jedoch etwas, was Sie selbst steuern und auch an Kunden und Kollegen kommunizieren können.
  • Work-Life-Blending: Das Verschwimmen der Grenzen von Arbeit und Privatleben spielt eine enorme Rolle, wenn es um die Arbeit aus dem Home Office geht. Sie sollten sich bewusst Grenzen schaffen und diese auch strikt einhalten. So können Sie Work-Life-Blending umgehen. Die Erreichbarkeit und auch Ablenkungsrisiken spielen hier mit hinein und beeinflussen, wie Sie Privatleben und Job von zuhause aus miteinander vereinbaren. Ein ausgeglichenes Verhältnis ist dabei essentiell.

Erfolgreiche Methoden, um im Home Office effizient zu arbeiten

Es gibt viele Faktoren, die die Arbeit beeinflussen und sich positiv wie negativ bei der Remote Work auswirken können. Diese Methoden helfen Ihnen dabei, die Nachteile im Auge zu behalten und direkt zu unterbinden und sich auf die Vorteile zu fokussieren und Ihren Arbeitsalltag zuhause erfolgreich zu gestalten:

Eine geeignete Arbeitsatmosphäre schaffen

Eine gute Methode und die einfachste überhaupt ist die Arbeitsatmosphäre, die den Weg ins Büro simulieren. Dabei hilft es zu einer regelmäßigen Zeit aufzustehen, sich morgens entsprechend zu waschen, zu duschen, zu rasieren oder frisieren und sich umzuziehen, also in „Büroklamotte“ zu werfen. Also alles, was einem das Gefühl gibt, dass man sich dann auf den Weg zur Arbeit macht, sorgt dafür, dass man sich auch darauf einstellt, dass der Arbeitstag dann startet. Damit ist die richtige Atmosphäre auch zuhause geschaffen. Denn nur eine gewisse Routine sorgt dafür, dass Sie zuhause auch effektiv arbeiten können.  Mit dieser Stimmung fällt es Ihnen leichter, sich dann zu konzentrieren und auf die Arbeit zu fokussieren und somit dann auch nach der Morgenroutine direkt mit der Arbeit loszulegen.

Den Arbeitsplatz einrichten

Wichtig für die Arbeit ist ein Arbeitsplatz und vor allem einen festen Arbeitsplatz. Auch wenn der Wechsel sich durchaus positiv auf die Arbeit und vor allem auf Ihre Konzentration auswirkt, so ist ein fester Arbeitsplatz trotzdem wichtig. Damit haben Sie eine Sicherheit und Sie müssen nicht jedes Mal erst einmal aufräumen, um am Esstisch Platz zu haben oder den gemeinsam genutzten Schreibtisch überhaupt mit Ihren Arbeitsutensilien belegen und nutzen zu können. Dafür sorgt ein fester Arbeitsplatz und am besten noch ein eigenes Arbeitszimmer, von dem aus Sie aus dem Home Office arbeiten. Ein separater Raum oder zumindest mit einer Art Raumtrenner oder Regalen abgetrennter Bereich schafft einen guten Arbeitsplatz. Den Schreibtisch sollten Sie dann auch nicht so ausrichten, dass Sie mit dem Rücken zur Tür sitzen und so überrascht werden können. Das vermittelt Ihnen einen offiziellen Charakter, wie ein Büro es tut und es gibt Ihnen Privatsphäre beim Telefonieren oder bei Videocalls. So können Kinder oder auch der Partner nicht ungesehen hereinplatzen und stören. Mit dem Blick zur Tür haben Sie selbst alles im Blick und zwar auch die Störungen. Geben Sie Ihrem Arbeitsplatz im Home Office einen entsprechenden Rahmen, der zu Ihrer Arbeit passt, an dem Sie sich wohlfühlen und der eine Arbeitsatmosphäre schafft.

Eigene Kernarbeitszeit etablieren

Besonders wichtig im Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit Geschäftspartnern, sind natürlich Zeiten, in denen Sie erreichbar sind. Natürlich können Sie in vielen Fällen selbst entscheiden, wie Sie zuhause Ihre Arbeitszeiten gestalten, egal ob morgens oder abends. Wenn Sie jedoch auf andere angewiesen sind oder im Team an Projekten arbeiten oder aber andere sind auf Sie für ihre Arbeit angewiesen, dann sind Absprachen an der Tagesordnung. Dafür sind Kernarbeitszeiten besonders wertvoll. So können Sie  für all diejenigen, die Sie erreichen wollen und sich mit Ihnen besprechen müssen, Kernarbeitszeiten angeben, in denen Sie erreichbar sind. Damit weiß jeder, in welchen Zeiten Sie für Telefonate zur Verfügung stehen und die Zusammenarbeit wird erleichtert. Besprechen Sie Details mit Kollegen am besten telefonisch, dabei entstehen weniger Missverständnisse und Sie benötigen weitaus weniger Zeit dafür als bei schriftlicher Kommunikation.

Routinen entwickeln

Alles, was nun bereits aufgezählt wurde an Methoden, gehört zu diesem Punkt und damit hilft es dabei, Routinen zu entwickeln. Routinen erleichtern den Alltag, sie helfen dabei, dass Sie sich auf die Dinge nicht mehr konzentrieren müssen, sondern dann automatisch ablaufen. Wenn Sie mit Routinen als Methoden arbeiten, dann können Sie damit Abläufe vereinfachen und Aufgaben zusammenfassen. Je häufiger Sie in diesen Routinen Ihre Dinge abarbeiten oder Ihre Tage mit Routinen begehen, desto schneller werden Sie und können diese Dinge routinierter und damit einfacher erledigen. Das gibt den Tagen zudem eine Struktur, die gerade für den Arbeitsalltag enorm hilfreich ist.

Prioritäten setzen (Eisenhower Methode oder ABC)

Methoden, die dabei helfen, Prioritäten besser zu setzen, sind sehr beliebt. Dabei gibt es verschiedenste Möglichkeiten und auch diverse Techniken, um Aufgaben und die Arbeit organisieren zu können. Wir stellen hier einmal zwei beliebte Techniken vor, die Ihnen dabei helfen zu priorisieren:

  • Das Eisenhower-Prinzip: Hier ordnen Sie Aufgaben, die anfallen in eine von vier Kategorien ein. Dabei gibt es A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben und D-/P-Aufgaben. Zu den A-Aufgaben zählen wichtige und dringende Aufgaben, also Dinge, die Sie erledigen müssen und das möglichst schnell. Am besten kümmern Sie sich um diese Dinge als Erstes, denn dann ist die Konzentration noch am höchsten. B-Aufgaben sind Dinge, die Sie erledigen müssen, aber nicht zeitlich drängen. Das sind oft übergeordnete Projekte, die gut sind und einen positiven Effekt haben, aber Zeit in Anspruch nehmen, bspw. neue Strategien oder neue Produkte entwickeln. Da diese jedoch nicht drängen, werden sie oft geschoben und geraten in Vergessenheit. Nehmen Sie sich dafür bewusst Zeit, damit Sie auch solche Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen, bevor Sie zu spät sind. C-Aufgaben sind Aufgaben, die zwar dringlich sind, allerdings keinesfalls von höchster Priorität. Diese Aufgaben lassen sich oft delegieren. Sollten Sie diese Aufgaben selbst übernehmen, dann erledigen Sie diese besser nicht im Leistungshoch am Vormittag. Zur letzten Kategorie, den D-/P-Aufgaben zählen Dinge, die in den Papierkorb können (deshalb auch P-Aufgaben). Diese Dinge sind unnötig und sollten Sie direkt weglassen und löschen.
  • Die ABC-Methode: Mit dieser Methode können Sie ebenfalls Ihren Arbeitsalltag besser in den Griff bekommen. Dabei erstellen Sie zu Beginn ebenfalls eine Liste mit aufgaben, die regelmäßig anfallen. Dieser werden dann in nur drei Kategorien unterteilt, dafür entscheiden Sie, ob die Aufgabe „wichtig“, „weniger wichtig“ oder Routine“ ist. diese Aufgaben werden dann zeitlich nochmals unterteilt, allerdings sollten Sie insgesamt nicht mehr als 75 % Ihrer Gesamtzeit mit den Aufgaben der Kategorien verplanen. Für die A-Aufgaben, also die wichtigsten Dinge, planen Sie 60 % der verfügbaren Arbeitszeit ein, für die Dinge in Kategorie B (also „weniger wichtig“) bleiben 25 % und für die letzte Kategorie mit C-Aufgaben, die Ihre Routine ausmachen planen Sie 15 % der Zeit ein. Wie bereits erwähnt sollten Sie noch Kapazitäten Ihrer Gesamtzeit für spontane und dringliche To Dos freihaben, daher verplanen Sie maximal 75 % der Gesamtzeit. So können Sie während des Arbeitstages noch flexibel reagieren.

Pomodoro-Technik

Eine ebenfalls bekannte und auch beliebte Methode ist die Pomodoro. Diese geht ganz einfach, denn der Arbeitstag und damit auch die Aufgaben werden in Blöcke a 25 Minuten aufgeteilt. Nach jedem 25-Minuten-Block gibt es eine 5-Minuten-Pause und nach insgesamt 2 Stunden folgt eine große Pause von einer halben Stunde. So wird der ganze Tag aufgegliedert. Damit bleibt man fokussiert und arbeitet die verschiedenen Aufgaben in kleinen Zeitfenster effektiv ab. Sehr motivierend ist vor allem bei dieser Methode, dass sich durch diese Aufteilung viele kleine erledigte Aufgaben ergeben und so viele Häkchen auf der Aufgabenliste gesetzt werden können. Das verschafft Ihnen ein Erfolgserlebnis und motiviert zudem für die noch anstehenden Themen und Dinge. Wenn Aufgaben zu klein sind, um 25 Minuten zu füllen, dann fassen Sie diese mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben zusammen. Ihnen wird dann auch ganz schnell bewusst, wofür Sie wie viel Zeit tatsächlich brauchen. Die Planung ist jedoch zu Beginn eine kleine Herausforderung, am besten Sie starten in den ersten 25 Minuten mit der Tagesplanung und schieben dringende Aufgaben nach vorne. Bei dieser Methode ist Ablenkung keine Option, denn sonst kommen Sie ganz schnell nicht mehr mit. Daher bleiben Sie fokussiert und arbeiten mit dieser Methode besonders effizient von Zuhause aus.

Leistungsphasen nach der Chronobiologie nutzen

Vom Home Office arbeiten bedeutet für viele, endlich die Freiheit zu haben, dann arbeiten Sie können, wann sie wollen. Viel wichtiger ist aber die Freiheit darüber, zu arbeiten, wenn Sie am produktivsten sind. Dabei unterscheidet man generell auch umgangssprachlich zwischen Langschläfern und Frühaufstehern. Das lässt sich auch im Biorhythmus ausmachen, denn es gibt Menschen, die abends ihre Leistungsphasen haben und Menschen, die eher morgens ihre Leistungshochs erreichen. Wenn Sie die Chance haben, so flexibel im Home Office arbeiten zu können, sollten Sie Ihre Leistungsphasen nach der Chronobiologie unbedingt nutzen. Diese Methode hilft Ihnen dabei, in Ihrer frei gewählten Arbeitszeit (eher morgens oder eher abends) besonders produktiv und so auch effizienter bei der Remote Work zu sein. Dabei ist es zunächst wichtig, herauszufinden, zu welchem Typ Sie eher zählen und wann Sie Ihre Leistungshochphasen haben. So können Sie diese im zweiten Schritt dann auch optimal nutzen.

Spezielle Tage für bestimmte Aufgaben einrichten

Eine einfache, aber bewährte Methode ist die Woche in Tage und Blöcke nach bestimmten Aufgaben einzuteilen. Diese Technik hilft Ihnen dabei, feste Zeiten für feste Aufgaben zu haben. Das vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit anderen und Sie können so leichter Dinge erledigen und von Ihrer Liste abhaken. Beispielsweise lassen sich so halbe Tage oder ganze Tage allein für Kundengespräche nutzen oder Sie nehmen sich einen halben Tag, etwa den Donnerstag oder Freitag für die Ablage. Dann haben Sie in diesem Zeitraum ausschließlich dafür Zeit, liegengebliebenen Schriftverkehr zu erledigen, Post abzulegen, Dokumente abzuheften und solche Dinge. Ganz gleich, was Sie arbeiten und welche Aufgaben Sie erfüllen, wiederkehrende Aufgaben können Sie so zusammenfassen und in Zeitblöcken ungestört erledigen. Damit schaffen Sie sich für die Woche eine gewisse Struktur, die Ihnen hilft in der Zeit effektiv arbeiten zu können.

Mit 3×3-Listen Aufgaben priorisieren

Mit dieser Methode können Sie hervorragend Ihre Aufgaben und Projekte organisieren und bereiten bereits am Abend schon den nächsten Tag vor. Das hilft Ihnen dabei, wichtige Aufgaben im Blick zu behalten und weniger Wichtiges neu zu priorisieren. Dabei gehen Sie so vor: Erstellen Sie drei Listen, die jeweils drei Punkte umfassen. Auf der ersten Liste notieren Sie drei Dinge, die Sie am nächsten Tag in jedem Fall erledigen müssen, da diese Aufgaben dringend sind. Auf einer zweiten Liste schreiben Sie drei Punkte, die Projekte betreffen, die Sie unbedingt angehen wollen, die jedoch Zeit haben und nicht an Deadlines gebunden sind. Auf der dritten Liste notieren Sie ebenfalls drei Dinge, die Aufgaben umfassen, die bald angegangen werden sollten. Das sind Sie mittelfristige Aufgaben. Damit behalten Sie am Tag den Überblick und können Ihre Aufgaben und Ihr Tagesgeschäft besser priorisieren und effizient organisieren.

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