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6. Mai 2021 | Redaktionsteam | merkur-start up

Erfolgreiche Online-Meetings: Wie digitale Meetings noch besser gelingen

Sie werden es kennen, Videokonferenzen und Online-Meetings gehören zum Arbeitsalltag und sind Normalität geworden. Doch nur weil es alltäglich ist, bedeutet das nicht, dass unsere Online-Meetings auch erfolgreich verlaufen und zielführend sind. Wie sich digitale Meetings noch besser umsetzen lassen, sodass sie für alle hilfreich und erfolgreich sind, dafür wollen wir Ihnen ein paar Tipps aus unserem Alltag mitgeben:

Gute Online-Meetings – Welche Vorteile sich im Digitalen finden

Die Globalisierung und auch die Digitalisierung erleichtern vor allem für internationale Teams die Zusammenarbeit und die Kommunikation. Mit entsprechenden digitalen Tools und Software-Lösungen lassen sich Mitarbeit und Miteinander besser umsetzen und koordinieren. Auch für die Kundenakquise und die -betreuung und für neue Projekte bieten sich hier Vorteile im Digitalen, da Sie überregional arbeiten können. Geschäftsreisen werden überflüssig, sodass sich die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern sowie Teammitgliedern zeiteffektiver und kostensparender realisieren lässt. Darüber hinaus sind Get-Togethers am Abend afterwork eine gute Gelegenheit, mit Kollegen und Partnern im Gespräch und im Kontakt zu bleiben. Diesen sogar noch zu intensivieren und sich auszutauschen besser kennenzulernen. Solche eher ungezwungenen Formate sind aktuell besonders beliebt, um das Miteinander in Pausen in der Kaffeeküche oder beim Mittagessen zu ersetzen.

Gute digitale Meetings – ganz leicht in 7 Schritten!

Um digitale Meetings erfolgreich zu gestalten, egal ob vorher vereinbart oder auch spontane Videokonferenzen, sind einige Details zu beachten. Manche scheinen selbstverständlich, doch wollen wir hierbei nochmals sensibilisieren, da die Arbeit im Home Office natürlich auch den Fokus auf andere Dinge rückt. Gerade wenn kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht oder auch die Kinderbetreuung noch nebenbei laufen muss, verschwinden solche Aspekte meist im Hintergrund und geraten zunehmend in Vergessenheit.

Schritt 1: Aufgeräumte Arbeitsumgebung

Vielleicht ist das nicht das Erste, was Ihnen einfällt, wenn Sie an ein Online-Meeting denken. Aber dennoch wirkt sich das auf den Erfolg des Meetings aus, denn wer abgelenkt ist, kann auch weniger zum Meeting beitragen. Nicht umsonst werden Kundengespräche und Teamrunden in einen Besprechungs- oder Meetingraum verlegt. Dort ist die Umgebung meist neutral und das sorgt für weniger Ablenkung. Halten Sie das am besten auch zuhause an Ihrem Arbeitsplatz so ein oder noch besser wenn Sie ein eigenes Arbeitszimmer für die Arbeit aus dem Home Office haben. eine aufgeräumte Arbeitsumgebung ist meist auch für einen konzentrierten Geist wichtig, so können sie fokussiert im Meeting mitarbeiten und sich einbringen. Bei der Bildübertragung sorgt das dann natürlich auch für ein fokussiertes und weniger abgelenktes Gegenüber, wenn sich auch im Radius hinter Ihnen weniger befindet.

 Schritt 2: Übersichtliche Bildschirmübertragung

Was für die Arbeitsumgebung im Raum um Sie herum gilt, gilt ebenfalls für Ihre Arbeitsumgebung auf dem Bildschirm. Gerade wenn die Zusammenarbeit in digitale Meetings auch eine Bildschirmübertragung erforderlich macht, sorgt ein aufgeräumter Desktop auch hier für Fokus. Natürlich lassen sich so auch peinliche Momente vermeiden, falls sie private Tabs offen haben oder ähnliches. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Anwendungen öffnen und vor allem nur relevante Inhalte im Browser oder in den nötigen Programmen öffnen, dann finden Sie bei der Bildschirmübertragung auch schneller die Inhalte, die sie zeigen und vorstellen wollen. Überprüfen Sie am besten kurz vor Beginn, welche Anwendungen sie tatsächlich benötigen und schließen alles andere. Das sorgt zudem oft für eine bessere Übertragung und Qualität insgesamt für die Videokonferenz.

Schritt 3: Gute Vorbereitung

Vorbereitung ist das A und O. das haben wir hier unseren Blogbeiträgen schon mehrmals angesprochen und das zieht sich durch alle Bereiche. Aus diesem Grund gilt das selbstverständlich auch für Online-Meetings. Für Gespräche mit Kunden und Partnern sollten Sie die wichtigen Daten und Zahlen, die relevant sind, parat haben oder schnell darauf zugreifen könne. Bereiten Sie sich entsprechend darauf vor und legen Sie falls nötig eine Liste mit Stichpunkten an. So können Sie auch verhindern, dass Sie überrumpelt werden und keine Antwort parat haben und zudem gibt es Ihnen Sicherheit. Solch eine Vorbereitung kostet nicht viel Aufwand und sorgt für einen reibungslosen Ablauf, ein professionelles Auftreten und ein entspanntes und zufriedenes Gegenüber.

Schritt 4: Technik-Test

Dieser Schritt ist keine große Neuigkeit und doch kommt es häufig genug vor, dass die Internetverbindung schlecht ist oder die Technik versagt. Manch einer kennt sich auch mit dem Programm noch nicht richtig aus und das wirkt in keinster Weise vorbereitet und professionell. Internetverbindung, Bild und Ton sind ausschlaggebend, wenn es um die Technik für die Videokonferenz geht. Insbesondere wenn viele Teilnehmer mit dabei sind, sollte die Technik vorab (auch in der gleichen Größenordnung der Teilnehmer) getestet werden. Damit können Sie unvorhergesehene Probleme und Komplikationen schon vorab heraufbeschwören und wissen dann, wie Sie damit umzugehen haben. Diese großen Technik-Tests sollten im besten Falle mit genügend Vorlaufzeit gemacht werden, dann kann man gegebenenfalls noch rechtzeitig reagieren und sich doch einen Meetingraum mit entsprechender Interverbindung und Technik anmieten. Zudem lohnt es sich bereits vor dem Online-Meeting etwas früher einzuloggen und einen kleinen Test der Technik und der Qualität von Bild und Ton durchzuführen. So garantieren sie ebenfalls einen pünktlichen und reibungslosen Start der Videokonferenz.

Schritt 5: Kommunikation auf Augenhöhe

Für ein gutes Online-Meeting ist die Kommunikation miteinander natürlich wichtig, dabei sollten auch einige Regeln aufgesetzt werden. Damit wird das Meeting zielführend und alle Teilnehmer können sich entsprechend einbringen und für ein gelungenes Miteinander sorgen. Gängige Programme für Videokonferenzen wie Microsoft Teams, Zoom etc. bieten passende Funktionen an, die eine ruhige Grundstimmung begünstigen. Hierüber können Handzeichen für einen Beitrag gegeben oder Redebedarf angemeldet werden. Das gewährleistet ein digitales Meeting, in dem nicht wild durcheinander geredet wird. Mit diesen festgelegten Regeln und Funktionen ist klar, wer wann redet, alle hören und verstehen den jeweiligen Teilnehmer und können sich dann bei Bedarf mit einbringen. Wichtig ist dabei auch, dass jedem die Möglichkeit offen steht, sich zu beteiligen und mit einbringen zu können. In diesem Fall gilt gleiches Recht für alle, sodass sich alle Teilnehmer auch wertgeschätzt fühlen und klar ist, dass jeder wichtig ist mit seiner Teilnahme am und für ein gelungenes Meeting.

Schritt 6: Kein Multitasking

Auch dieser Punkt scheint keine Neuigkeit zu sein, doch oft genug erwischt man den ein oder anderen dabei, wie er abwesend beim Meeting zu sein scheint. Was für Meetings vor Ort gilt, ist auch für die digitale Form wichtig: Kein Multitasking nebenher! Mails sollten vorab gecheckt werden, WhatsApp und Telefonate sind während der Videokonferenz tabu. Dinge nebenher noch erledigen zu wollen, sorgt nur dafür, dass Ihre Meetingpartner das Gefühl bekommen, dass sie keine Priorität bekommen. Zudem sind Sie für beide dinge nicht konzentriert, in die nebenher beantworteten Nachrichten schleichen sich Fehler ein und im Meeting können sie nichts beitragen, da Sie nur mit halbem Ohr zuhören. Das bringt beiden Seiten nichts. Daher ist es von Vorteil, wenn all diese Dinge für die Zeit des Online-Meetings abgestellt sind. Dann können sich alle auf das Gesagte konzentrieren und jeder ist bei der Sache und arbeitet aktiv im Call mit.

Schritt 7: Strukturierte Agenda

Der letzte Schritt und einer der wichtigsten ist die Struktur des Meetings. Alle Teamrunden, die Sie abhalten und alle virtuellen Meetings, die stattfinden, sollten eine Struktur und damit am besten eine Agenda haben. Damit können Sie sicherstellen, dass der vorgegebene Zeitrahmen auch eingehalten wird und es nicht zu doppelt so langen und unstrukturierten Calls kommt. Ebenfalls ein wichtiger Stichpunkt ist der Zeitrahmen, es sollte unbedingt ein Zeitraum festgelegt werden, der auch eingehalten werden sollte. Alles andere ist weniger zielführend und  ermüdet die Teilnehmer nur. Am besten ist einer verantwortlich, die Agenda zu erstellen, wichtige Inhalte für das Meeting bei den Teilnehmern einzuholen und diese dann zu strukturieren. Dabei können Sie mit Highlights und Lowlights in Teammeetings arbeiten, Best Practices erfragen oder gezielte Themen für die anstehende Zeit benennen. Wichtig ist dabei auch vor allem für regelmäßig stattfindende Meeting, dass die Notwendigkeit überprüft wird. Wenn es nichts zu sagen oder zu besprechen gibt, dann kann durchaus auf ein Daily oder Weekly verzichtet werden. Oder aber Sie stimmen sich dann mit den Teilnehmern der Runde ab, ob sich das Online-Meeting nicht einkürzen lässt und man sich einfach nur kurz virtuell trifft, um das Team einmal zusammenzubringen für den persönlichen Austausch.

So einfach kann ein Online-Meeting gelingen

In diesen super einfachen und simplen sieben Schritten werden ihre Online-Meetings und Videokonferenzen erfolgreich. Mit wenigen Kniffen lässt sich so sicherstellen, dass alle Teilnehmer konzentriert sind, etwas dazu beitragen und der Termin auch wirklich notwendig ist. Bleiben Sie dabei stets in Kommunikation mit den Partnern, Kunden und Teammitgliedern, die an den digitalen Meetings teilnehmen, um so auf die Bedürfnisse reagieren zu können. Wir hoffen, dass Ihnen damit erfolgreiche und effektive digitale (und auch alle anderen) Meetings gelingen!

 

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