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3. Juli 2020 | Redaktionsteam | merkur-start up

Das Home Office optimal einrichten

Die Umstellung auf die Arbeit aus dem Home Office ist nicht leicht. Vor allem unter den besonderen Umständen, wie in den vergangenen Monaten seit März, denn der Coronavirus hat Flexibilität gefordert. Wer jetzt in den letzten Monaten die Arbeit von Zuhause aus erledigt hat, der möchte diese Freiheit und Flexibilität vielleicht auch nicht mehr aufgeben. Dafür ist jedoch ein richtiger Arbeitsplatz statt dem Laptop am Esstisch essentiell. Daher möchten wir Ihnen heute mit auf den Weg geben, was Sie bei der Arbeit von Zuhause beachten sollten und wie Ihr Arbeitsplatz zuhause beschaffen sein sollte:

Was es bei der Einrichtung des Home Offices zu beachten gibt?

Wenn Sie angestellt sind und somit die Arbeit aus dem Home Office mit Ihrem Arbeitgeber abgeklärt werden muss, gelten natürlich andere Bedingungen wie als Freiberufler und selbstständiger Unternehmer. Im Angestelltenverhältnis muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass wichtige Auflagen zum Arbeitsschutzgesetz und der Bildschirmarbeitsverordnung eingehalten werden. Als Freiberufler und selbstständiger Unternehmer haben Sie hier viel mehr Freiheiten bei der Gestaltung. Wichtig ist jedoch, dass Sie am besten einen separaten Raum als Arbeitszimmer nutzen können, vor allem wenn Ihre Arbeit hauptsächlich aus der Arbeit am Schreibtisch besteht.

Arbeiten von Zuhause #1: Mobiles Büro oder festes Arbeitszimmer?

Mit einem separaten Büro wird die Arbeit von Zuhause aus vereinfacht. Gerade wenn Sie als „Schreibtischtäter“ arbeiten, dann ist ein eigenes, separates Arbeitszimmer unersetzlich. Sie verbringen die meiste Arbeitszeit am Schreibtisch, dann sollte dieser auch nur für die Arbeit herhalten und klar abgegrenzt sein. Das erleichtert Ihnen den Start des Arbeitstages, da Ihr Büro im eigenen Zuhause somit auch nicht mit anderen Alltagstätigkeiten in Berührung kommt. Sie sind nicht so abgelenkt, Ihr Arbeitsplatz muss nicht noch aufgeräumt oder erst aufgebaut werden. Zudem fällt Ihnen mit einem separaten Raum auch die Trennung zwischen Privatem und Arbeit leichter, da Sie nach Feierabend einfach die Tür schließen können. Sie haben dabei eine Art „Arbeitsweg“, wenn dieser auch viel kürzer ist. Darüber hinaus ist der Sicherheitsaspekt und der Datenschutz bei einem separaten Büro, da zudem vielleicht auch noch im besten Fall abschließbar ist, am einfachsten gewahrt.

Arbeiten von Zuhause #2: Technik auf dem neuesten Stand

Bei der Ausstattung für Ihr Arbeitszimmer zuhause geht es natürlich um die Technik und die Gegebenheiten vor Ort. Das betrifft beispielsweise auch die Internetgeschwindigkeit, die natürlich für Ihre Arbeiten ausreichen sollte. Dann betrifft das natürlich auch Laptop oder PC, womit arbeiten Sie lieber und was eignet sich für Ihre Arbeit besser. Bekommen Sie diesen gestellt oder müssen Sie diesen selbst anschaffen. Wie wollen Sie erreichbar sein – dann davon hängt ab, ob Sie ein Geschäftshandy benötigen, Anrufe auf Ihrem privaten Handy annehmen oder sich ein Festnetzanschluss separat und nur für berufliche Telefonate zulegen. Sollen Sie als Berater bspw. auch Webinare geben wollen und dies von Zuhause aus, dann sollte Ihr Büro dort natürlich ebenfalls für diese Bedürfnisse abgestimmt werden. Dafür benötigen Sie ebenfalls die nötige, professionelle Ausstattung wie Aufnahmeequipment, Licht und Audiogeräte. Investieren Sie lieber etwas mehr Geld und setzen Sie auf gute Qualität, das zahlt sich langfristig aus. Ein guter Ansatz für das Büro zuhause ist auch, es möglichst zu digitalisieren und papierlos zu gestalten. Das erleichtert Ihnen auch die Ablage und Sie benötigen weniger Platz für Ihren Arbeitsplatz.

Software, Apps und andere Tools für die Arbeit von Zuhause

Vor allem in Bezug auf Software und Apps ist Sicherheit und auch Aktualität unbedingt erforderlich. Veraltete Software funktioniert meist nicht mehr einwandfrei oder Dokumente und Dateien neuerer Software sind nicht kompatibel und werden nicht mehr richtig angezeigt. Auch hierbei sollten sie auf gängige und professionelle Ausstattung setzen. Es hilft Ihnen nicht, wenn Sie mit Software arbeiten, dessen Formate für Kunden oder Kollegen nicht anwendbar sind. Hier sind branchen- und berufsüblichen Anbieter und Lösungen die beste Wahl, auch wenn Sie vielleicht in der Anschaffung etwas teurer sind. Wenn es um Apps und Tools im Home Office etwa für digitale Kommunikation oder die Zusammenarbeit geht, dann gilt auch hier Sicherheit geht vor. Kostenlose Versionen sind meist nicht ausgreift, mit Datenlücken versehen oder nur für den privaten Gebrauch geeignet. Kostenlose Apps und Tools finanzieren sich zudem in vielen Fällen über den Datenverkauf. Die Sicherheit der Kundendaten sollte an oberster Stelle stehen, andernfalls können Ihnen auch Klagen drohen.

Arbeiten von Zuhause #3: Die Möblierung des Arbeitszimmers

Je nach Job stellen sich ja ganz unterschiedliche Anforderungen an den Arbeitspatz und damit auch an das Home Office. Das hängt natürlich von der Arbeit, aber auch von Ihnen als Typ Mensch. Es gibt verschiedene Home-Office-Typen, die dann auch unterschiedliche Bedürfnisse am Arbeitspatz haben. Einen ganz wunderbaren Test dazu gibt es auf der Seite zum Buch „Home Office Survival Guide“ von Anitra Eggler. Das Buch haben wir Ihnen zudem im letzten Buchtipp näher erläutert und rezensiert. Wenn Sie kreativ arbeiten und auch ein kreativer Typ sind, benötigen Sie weniger Ordnung und wenig Struktur am Arbeitsplatz und das sollte sich dort auch widerspiegeln. Ganz allgemein lassen sich drei Bereiche im Arbeitszimmer ausmachen, die bei der Möblierung berücksichtigt werden sollten: Arbeitsbereich, Informations- oder Nachschlagebereich und Archivbereich. Die Büromöbel für das eigene Home Office unterscheiden sich in diesen drei Bereichen voneinander. Im Arbeitsbereich findet die Hauptarbeit statt, das umfasst den Schreibtisch (in den meisten Fällen), einen passenden Bürostuhl, die Beleuchtung und auch die Platzierung am Fenster und mit Blick Richtung Tür. Der Informations- oder Nachschlagebereich dient zur Recherche und unterstütz bei der Arbeit. Hierbei geht es um Möbel, die diese Informationen enthalten, wie etwa Schränke, Regale, Sideboards oder aber auch Rollcontainer. Im Archivbereich bewahren Sie Dokumente auf und wird die Ablage verstaut. Wenn Sie diese Unterlagen nicht mehr häufig benötigen könnten Sie das auch im Keller deponieren, andernfalls reicht ein Schrank im Arbeitszimmer dafür aus.

Gestaltung des Home Offices von Wänden und mit Farbe

Das allein sind natürlich die wichtigsten Möbel, die Sie benötigen, abhängig von Ihrer tagtäglichen Arbeit im Job. Hinzu kommen zur Möblierung bei der Gestaltung Ihres Home Offices natürlich auch kreative Aspekte, wie Wandfarben, dekorative Elemente, Pinnwände, um Ideen festzuhalten oder Tafeln und Whiteboards, um Brainstormings abhalten zu können. Schaffen Sie sich neben den funktionalen Möbeln auch eine angenehme Arbeitsatmosphäre, damit Sie sich in Ihrem Home Office wohl fühlen und dort auch gerne arbeiten. Wie das letztlich aussieht, ist ganz individuell und sollte auf Ihre Persönlichkeit zugeschnitten sein. Achten Sie jedoch darauf, dass das Arbeitszimmer nicht zu überladen ist. Wenn Sie keine Kunden oder Kollegen zuhause empfangen, benötigen Sie keinen Besprechungstisch. Verzichten Sie auf unnötige Möblierung. Wählen Sie Ihren Schreibtisch zudem so klein, dass Sie zwar genügend Platz haben zum Arbeiten, aber diesen nicht als Ablagefläche verwenden und dieser so mit der Zeit im Chaos versinkt. Damit erleichtern Sie sich Routinen und haben einen übersichtlichen Arbeitsplatz.

Arbeiten von Zuhause #4: Funktionale Lösungen für individuelle Bedürfnisse

Wichtig ist bei der Einrichtung Ihres Arbeitszimmers zuhause, dass Sie die Einrichtung so wählen, dass sie zu den tatsächlichen Anforderungen und Ihre Arbeitsalltag passt. Damit kann unnötig volles Büro umgangen werden, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. in diesem Fall gilt: Weniger ist mehr. Wenn Sie kreativ arbeiten oder Kundenkontakt im Home Office haben, sollten Sie das in die Planung und Gestaltung mit einbeziehen. Das verändert den Raum in jedem Fall. Wenn Sie eher der strukturierte Typ sind, dann hilft es Ihnen bei der Arbeit zuhause nur einen Arbeitsplatz zu haben. Sollten Sie frei arbeiten wollen oder weniger Struktur benötigen, können Sie den Arbeitsplatz neben der meisten Zeit im Büro zuhause auch einmal woanders hin verlegen. Das beflügelt den Geist und steigert die Kreativität. Jedoch ist ein fester Arbeitsplatz für die Routine im Arbeitsalltag im Home Office von Vorteil. Beziehen Sie all diese individuellen Bedürfnisse und Anforderungen mit ein. Sollten Sie nur selten im Home Office arbeiten, reicht vielleicht doch auch eine Nische, die nur zum Teil abgetrennt ist. Oder sie setzen dann eher auf eine multifunktionale Lösung, indem sich Räume durch wenige Handgriffe in das Büro und den Arbeitsplatz verwandeln lassen.

Arbeiten von Zuhause #5: Ergonomischer Arbeitsplatz

Natürlich spielt bei der Einrichtung des Arbeitszimmers der Arbeitslatz die wesentliche Rolle. Wenn Sie viel von zuhause aus am Schreibtisch arbeiten, sollten Sie dabei auch Ihre Gesundheit im Blick behalten. Daher ist ein ergonomischer Arbeitsplatz enorm wichtig. Das betrifft vor allem Ihr Mobiliar in Sachen Schreibtisch, Stuhl oder andere Sitzgelegenheit, Beleuchtung und die Platzierung Ihrer Arbeitsutensilien und Werkzeuge. Der Schreibtisch sollte Ihnen genügend Platz für Laptop oder PC mit Tastatur und das ganze technische Equipment bieten, aber auch Raum für Ablage, um Notizen machen zu können, Utensilien wie Stifte Locher etc. parat zu haben und ggf. auch Infomaterial ablegen zu können, wie etwa Bücher, Briefe und wichtige Dokumente. Alle notwendigen Arbeitsunterlagen sollten in Reichweite sein für die tägliche Arbeit. In Bezug auf Ergonomie sind Höhe des Schreibtisches und des Bürostuhls, Entfernung vom Bildschirm zu Ihnen, Winkel und mehr wichtig.

Andere Möglichkeiten für die Arbeit aus dem Home Office

Natürlich gestaltet sich der Arbeitsplatz zuhause ganz anders, wenn Sie im kreativen Bereich arbeiten. Fotografen, Designer, Künstler oder andere freie Berufe haben selbstverständlich andere Anforderungen an ihren Arbeitsplatz. Das sollten Sie bei der Wahl des Raumes und der Einrichtung Ihres Home Offices bedenken. Der Schreibtisch kann natürlich wesentlich weniger Platz beanspruchen, wenn Sie überhaupt nur für die verwaltungstechnischen Aufgaben am Laptop sitzen und arbeiten. Sollten Sie die meiste Zeit außerhalb oder von unterwegs arbeiten, wie etwa als Berater oder Ähnliches bieten sich flexible Arbeitsplatzlösungen auch für die Arbeit zuhause an. Inspiration finden Sie dazu in einem der Bücher, die wir Ihnen im letzten Buchtipp zum Thema Home Office vorgestellt haben. Schauen Sie da doch einmal rein!