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19. Juni 2020 | Redaktionsteam | merkur-start up

Arbeiten im Home Office: Wie behalte ich mir Flexibilität auch nach der Krise bei?

Flexibilität und agile Methoden sind uptodate. Gerade in Zeiten von Krisen oder Ausnahmesituationen ist Flexibilität gefordert und das betrifft auch den Arbeitsplatz. In solchen Situationen funktioniert das oft auch hervorragend und schnell können alternative Möglichkeiten und Lösungen eröffnet werden. Diese Reaktion und die eingerichteten neuen Methoden dauern dann für die Zeit der Krise und Notsituation an – viel wichtiger ist aber, wie sich das langfristig durchsetzt? Denn in den Monaten danach wird schnell wieder zu den alten, bewährten Methoden zurückgekehrt. Die neu gewonnen Errungenschaften und flexible Lösungen werden wieder rückgängig gemacht und es folgt der alte Trott. Daher wollen wir einmal beleuchten, wie Flexibilität langfristig erhalten bleibt und was Sie aktiv dafür tun können:

Was bedeutet flexibles Arbeiten?

Wenn es um Flexibilität bei der Arbeit geht, lässt sich das auf verschiedene Aspekte herunterbrechen. Dabei spielen vor allem zwei große Bedingungen die wesentliche Rolle: Ort und Zeit. Flexibilität bei der Arbeit lässt sich zum Einen auf die Arbeitszeitmodelle beziehen und zum Anderen auf den Arbeitsplatz.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Wenn es um die Arbeitszeit geht, dann sprechen wir dabei natürlich weniger vom Umfang, sondern von den Gestaltungsmöglichkeiten, wie die Arbeitszeit am Tag aussehen kann. Neben den klassischen acht Stunden Arbeitszeit am Tag betrifft das vor allem keine starre Bindung an den Arbeitsplatz für diese acht Stunden ab einer gewissen Zeit. Viel wichtiger dabei ist es, Freiheiten zu lassen auch auf den Chronotyp zu reagieren – also arbeitet man eher vormittags oder nachmittags besser. So kommen persönliche Bedürfnisse zum Tragen und verändern das herkömmliche Arbeitszeitmodell. Zudem hängt die Arbeitszeit auch immer mit der Arbeit zusammen, das betrifft die Zusammenarbeit mit Kollegen und auch Kunden. Wenn diese im Ausland sind, erleichtert eine flexibles Modell die Zusammenarbeit enorm. Arbeitszeiten können so angepasst werden und das sollten sie auch für eine effizientere Arbeit. Vor allem auch wenn weniger oder mehr Arbeitsaufkommen eintritt, dann sollte auch das bei der Arbeitszeit entsprechend berücksichtigt werden. So wird der Job generell schon flexibler. Dabei kommen Begriffe wie Lebensarbeitszeitkonto oder Vertrauensarbeitszeit zum Tragen.

Flexibler Arbeitsplatz

Neben der flexiblen Arbeitszeiteinteilung ist natürlich auch ein flexibler Arbeitsplatz ein großer Faktor, der auch im Zusammenhang mit der Motivation steht. Dabei bedingen verschiedene Aspekte, ob die Arbeit Ihrerseits wirklich vor Ort im Unternehmen verrichtet werden muss. Vielleicht lohnt es sich, auch wirklich nur im Unternehmen zu arbeiten, wenn bspw. Meetings anstehen, aber gerade durch die Digitalisierung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeit auch aus dem Home Office oder von flexibel gemieteten Büros aus zu erledigen. Manche Unternehmen haben auch separate Bereiche am Standort eingerichtet, in denen es feste Meeting- und Konferenzräume gibt. Zugleich finden sich dort feste Arbeitsplätze mit Schreibtischen oder Einzelbüros für diejenigen unter Ihnen, die die meiste Zeit im Unternehmen gebraucht werden und flexible Arbeitsplätze, an denen Sie bspw. arbeiten können, wenn Sie mal im Büro sind, aber die nicht fest für eine einzige Person installiert sind, sondern als freier Arbeitsplatz gelten. Hier gibt es auch schon eine Vielzahl an Arbeitsplatzmodellen neben dem traditionellen Schreibtisch im Unternehmen und der Möglichkeit der Remote Work aus dem Home Office. All das bietet Ihnen Flexibilität und Freiheiten bei der Arbeit.

Flexibilität über das Home Office hinaus

Das in Sachen flexibles Arbeiten in Deutschland noch großer Bedarf besteht, hat sich nicht nur zu Beginn der Corona-Krise gezeigt. Viele Unternehmen waren zunächst nicht darauf vorbereitet, die meisten Mitarbeiter ins Home Office schicken zu können und die Arbeit von dort aus zu realisieren, gerade in Bezug auf Lizenzen und nicht stationäre PCs. Erst nach und nach wurden Wege gefunden. Eine Umfrage aus dem Jahr 2016 zeigt deutlich, dass Handlungsbedarf besteht und flexible und agile Methoden unbedingt in den deutschen Arbeitsalltag vieler Unternehmen einziehen müssen. Die Möglichkeiten der flexiblen Arbeit sind noch sehr begrenzt und beschränken sich auf wenige Modelle. Das zeigt diese Grafik zur Umfrage besonders anschaulich (Quelle: indeed).

Möglichkeiten, um auch nach der Krise flexibel zu arbeiten

Natürlich beschränkt sich flexibles Arbeiten eben nicht nur auf den Ort, an dem Sie Ihrer Arbeit nachgehen. Viele andere Aspekte geben Ihnen ebenfalls Freiheit bei der Arbeit und in der Gestaltung der Rahmenbedingungen und genau bei diesen Bedingungen können Sie sich Flexibilität auch nachhaltig bewahren. Dass viele vermuten, dass sich die Arbeit aus dem Home Office auch nach der Krise mehr durchsetzen wird, zeigt die aktuelle Studie aus März (Quelle: Citrix). Aber nicht nur das Home Office gibt Ihnen Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeit Ihrer Arbeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie insgesamt flexibler bei der Arbeit sind.

Möglichkeiten zu mehr Flexibilität bei der Arbeit

Sie haben viele Möglichkeiten, um Ihre Arbeit flexibler zu gestalten. Das ist unabhängig von der Remote Work aus dem Home Office, allerdings lassen sich viele Methoden und kleinen Tricks auf die Arbeit aus dem Home Office zurückführen und ummünzen. Ganz einfache Kniffe helfen Ihnen dabei, insgesamt bei der Arbeit mehr Freiheiten zu haben:

  • Digitalisierte Arbeitsunterlagen: Wenn Sie Ihre Unterlagen zunehmend dematerialisieren und besser noch digitalisieren und bspw. in Cloud-Systemen ablegen, dann sind Sie bei der Arbeit und vor allem bei der Wahl Ihres Arbeitsplatzes wesentlich freier. Digitalisierte Unterlagen und ein gutes Ablagesystem garantieren Ihnen den Zugriff auf Ihre Unterlagen von überall aus. So können Sie schnell einmal den Arbeitsplatz wechseln und das ohne großen Aufwand. Das sollte natürlich in Absprache mit den Vorgesetzten und unter den gegebenen Richtlinien und Sicherheitsbestimmungen Ihres Unternehmens geschehen.
  • Den Arbeitsplatz gestalten: Ein inspirierender Arbeitsplatz ist für das Büro genauso wichtig wie für das häusliche Arbeitszimmer, denn eine positive Arbeitsumgebung wirkt sich auf Motivation und Kreativität aus. Gestalten Sie daher Ihren Arbeitsplatz so, dass Ihr Geist immer wieder neu belebt wird und Sie so Ihre Kreativität fördern. Das gibt Ihnen außerdem die Chance, sich bei der Arbeit wirklich wohlzufühlen, ganz gleich ob am Arbeitsplatz im Büro oder zuhause.
  • Positive Vibes am Schreibtisch: Sogenannte Stimmungsaufheller sorgen für positive Wirkung am Arbeitsplatz – damit sind keineswegs illegale Substanzen gemeint, sondern vielmehr Dinge für einen Frischekick. Inspirierende Poster, ein ermunterndes Zitat am Schreibtisch oder einen Blumenstrauß. Diese kleinen bunten Aufmunterer sind Energiebooster und beeinflussen Ihre Stimmung und Ihre Leistungsfähigkeit. Nutzen Sie das für ein freieres und positiveres Gefühl am Arbeitsplatz.
  • Vereinfachte Kommunikation: Hierbei spielt die Wahl des Kommunikationsmittels eine erhebliche Rolle, denn die „alte“ E-Mail hat zwar noch nicht ausgedient, ist für viele Absprachen und die generelle Kommunikation eher veraltet. Mittlerweile gibt es eine Fülle an besseren Möglichkeiten mit Kunden und Kollegen projektbezogen oder auch teamfähig zu kommunizieren. Chatprogramme oder Kommunikations-/Projekt-Tools machen die Absprachen einfacher, zudem ist es leichter sich mit mehreren zu vernetzen und den stand der Arbeit im Kommunikationskanal direkt zu dokumentieren. Das erleichtert Ihnen die Arbeit insgesamt.
  • Strukturierter Tagesablauf: Das klingt im ersten Moment nicht wirklich nach Freiheit und flexiblem Arbeiten, jedoch ist das für die Arbeit aus dem Home Office unabdingbar. Fokus-Slots, Zeiten für Telefonate oder Videokonferenzen, aber auch aktive Zeit für Pausen helfen dabei, produktiv zu sein und den Arbeitsalltag zu regeln und zu strukturieren. Diese Methoden und Techniken für konzentriertes Arbeiten und hauptsächlich das Arbeiten in Blöcken mit gewissen Aufgaben helfen Ihnen, effektiver zu arbeiten und damit mehr Flexibilität zu haben. Das fördert auch die Work-Life-Balance enorm.
  • Effektiver Arbeitsrhythmus: Wie bereits angedeutet, gibt es unterschiedliche Chronotypen, nicht umsonst sind Langschläfer und Frühaufsteher beliebte Begriffe in der Umgangssprache. Dieser Biorhythmus lässt sich nachweisen und insofern auch berücksichtigen, denn es gibt Menschen, die vormittags produktiver und leistungsfähiger sind und andere, denen die Arbeit am Nachmittag und Abend leichter von der Hand geht und erfolgreicher verläuft. Das sollten Sie beobachten und sich dementsprechend zu Nutze machen. Für die Arbeit aus dem Home Office lässt sich das natürlich wunderbar umsetzen und so die Leistungshochs noch besser einzubinden und die Tiefs zu umgehen. Vielleicht wäre das aber auch etwas, was Sie auf die Arbeit im Unternehmen vor Ort übertragen können. Letztendlich profitieren ja alle Beteiligten davon, wenn Sie in der Zeit arbeiten, in der Sie am konzentriertesten, motiviertesten und am produktivsten sind.
  • Frische Luft in den Pausen: Ein großer Vorteil bei der Arbeit von zuhause aus ist natürlich auch die Chance, Pausen ins Freie zu verlegen – oder vielleicht auch die ganze Arbeit, wenn sich die Terrasse dafür eignet. Sich bewusst Pausen zu nehmen gehört zum Arbeitsalltag und schafft Ihnen Abwechslung und eine kurze Zeitspanne, in der Sie neu Kraft tanken und die Konzentration wieder neu fokussieren können. Bei der Arbeit im Home Office sollten Sie keinesfalls auf Pausen verzichten, am besten Sie bauen aktive Bewegung und frische Luft in diese ein. Nehmen Sie sich die Mittagspause so, dass Sie auch einen Spaziergang oder eine kleine Fahrradtour anbauen können. Sollten Sie im Büro arbeiten, wechseln Sie den Ort für Ihre Mittagspause und gehen Sie bspw. in den Park nebenan oder wechseln Sie das Gebäude und treffen sich mit Kollegen. Der Ortswechsel sorgt für Ablenkung und neue Energie, frische Luft sorgt für neue Konzentration und eine verbesserte Aufmerksamkeitsspanne.

Methoden und Routinen machen flexibles Arbeiten möglich

In erster Linie sind natürlich Zeit und Ort ausschlaggebend, wenn es um Flexibilität im Job geht. Die verschiedensten Arbeitszeitmodelle und auch der Arbeitsplatz geben Ihnen Freiheit bei der Arbeit und ermöglichen Ihnen Gestaltungsspielraum. Flexibles Arbeiten beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Arbeit von Zuhause aus dem Home Office allein. Es sind vielmehr die Methoden und Techniken, die Sie anwenden und sich schaffen in Kombination mit den Rahmenbedingungen, die Ihnen Flexibilität bei der Arbeit geben. Routinen und Arbeitsabläufe im Home Office lassen sich auch leicht auf die Arbeit im Büro übertragen und geben Ihnen dort auch das Gefühl von mehr Freiheiten und flexibleren Möglichkeiten. Damit können Sie sich Flexibilität auch nach Krisen und Ausnahmesituationen sichern und auch bei der Arbeit im Büro anwenden. Damit entkommen Sie den festen Strukturen, die andere vorgeben, sondern schaffen Ihre eigenen, die sich auf Ihre Bedürfnisse anpassen und Ihnen so zur flexiblen Arbeit in Leistungshochphasen verhelfen.

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