Das digitale Arbeiten und vor allem die Umstellung auf digitale Methoden wie Web-Konferenzen, Telkos und auch Onlinecoaching erfordert eine gewisse Routine und Arbeitsweise, die das unterstützt. Natürlich wird mit der passenden Software-Lösungen schon der erste Schritt gemacht. Die Arbeit wird dadurch erleichtert. Aber allein das passende Programm für eine Telko mit Kollegen oder effizientes E-Coaching mit Telefonie und Video reicht nicht aus. Tools und Apps helfen zudem, die ganze digitale Arbeitsroutine noch effizienter und individueller auf Ihre Bedürfnisse gestalten zu können.
Tools für besseres, effizienteres Onlinecoaching
Ganz egal, ob Sie Ihren Arbeitsprozess und den Ablauf des Coachings bereits digitalisiert haben – es gibt einige Tools, die diesen Prozess vereinfachen. Wenn auch Sie noch auf handschriftliche Notizen setzen und mit einem klassischen Terminkalender Ihre Kundentermine planen, können solche Anwendungen unterstützen. Je nach Wahl des Programms und der Plattform für Onlinecoaching sind bereits einige Features integriert. Wenn Sie jedoch nur ein Programm für die digitale Kommunikation nutzen, lassen sich durch wunderbare Tools auch andere Funktionen abbilden. Ihre Arbeit wird in großen Teilen leichter. Hier gibt es nun eine Übersicht an hilfreichen Tools:
Tool Nr. 1: Terminplanung
Wichtig in Sachen Onlinecoaching und auch Online-Konferenzen und Telkos ist natürlich die Organisation. Vor allem aber betrifft es die Terminplanung. Um den Überblick als Coach zu behalten, ist ein Terminplanungstool unersetzlich. Ob das ein klassischer Kalender im Papierformat ist oder eine digitale Variante zur Planung, das ist völlig egal. Am besten Sie führen alle Termine zusammen in einem Tool. Nichts ist unübersichtlicher und unpraktischer als mehrere Terminkalender zu führen und nie zu wissen, wo was eingetragen ist und ob alle Termine tatsächlich erfasst sind. Für die Planung können Sie natürlich mit den gängigen Kalender wie Google Calendar arbeiten. Diese App ist meist schon auf den Devices wie Tablet oder Smartphone vorinstalliert. Sie können das ganze mit Gmail verknüpfen und auch von verschiedenen Geräte zugreifen. Sie können allerdings auch auf Looping setzen, diese kostenlose App ermöglicht die gemeinsame Arbeit im Kalender, was durch Gruppen realisiert wird. Allerdings lässt sich die App nicht am Desktop nutzen. Die dritte Möglichkeit ist TimeTree und mit dieser App können Sie ebenfalls auf allen Devices arbeiten und auch am Desktop darauf zugreifen. Andere Kalender lassen sich integrieren und Sie können ebenfalls mit anderen in Gruppen gemeinsame Termine erstellen.
Tool Nr. 2: Terminbuchung
Die Erweiterung der Terminplanung ist die Onlinecoaching-Buchung für Ihre Kunden über ein entsprechendes Online-Termintool. Damit ist Ihr Kalender automatisch digitalisiert und Sie können die Terminbuchung für Ihre Klienten vereinfachen. Über ein solches Tool sind Sie weniger mit der Terminvereinbarung beschäftigt, sondern können auf die Buchung online verweisen. Das Kalender-Tool #mitdenkt eignet sich hervorragend, um Buchungen direkt vom Kunden zu ermöglichen. Das ganze funktioniert super simpel und ist sowohl für Termine offline wie online möglich. Terminland ist ein ähnliches Tool, über das sich Terminbuchungen wunderbar für Kunden benutzerfreundlich umsetzen lassen. Damit ist die Buchung für Sie und Ihre Kunden wahnsinnig leicht. Calendly ist ein weiteres und sehr beliebtes Tool für die Terminbuchung, das eignet sich insbesondere für Erstkontakte und ein Kennenlerngespräch. Aber auch weitere Termine lassen sich darüber umsetzen.
Tool Nr. 3: Digitale Zusammenarbeit
Die digitale Umsetzung ist ebenfalls eine Erleichterung der Zusammenarbeit. Gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können, macht Arbeiten im Team einfach. Auch direkt mit Kunden in die Umsetzung zu gehen, was Webseite, was Onlineshop oder auch was Buchhaltung etc. anbelangt, es vereinfacht den Arbeitsprozess. Vor allem wird die Zusammenarbeit simpler, wenn Sie digital beiderseits auf Unterlagen und Dateien zugreifen können, ohne diese immer per Mail hin und her schicken zu müssen. Sie wollen mit Workbook und Arbeitsblättern mit Ihren Kunden im E-Coaching arbeiten und wissen nicht genau, wie Sie das am besten umsetzen können? Dann gibt es auch dafür hervorragende Lösungen. Mit der Google Suite ist natürlich eine bekannte Lösung an vorderster Stelle zu nennen. Sie können Dateien erstellen und diese für andere freigeben und dann gleichzeitig daran arbeiten. Im Umfang sind Google Docs, -Tabellen, Präsentationen und Formulare enthalten und lassen sich von überall mit verschiedensten Nutzern teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit Slack lässt sich die digitale Zusammenarbeit ebenfalls erleichtern. Hier wird neben der Arbeit an gemeinsamen Dateien auch die Dokumentation und die Kommunikation gleich in einem Tool umgesetzt.
Tool Nr. 4: Zeiterfassung
Eines unserer wichtigsten Tools betrifft natürlich die Arbeitszeit. Die Termine sind natürlich im Kalender hinterlegt, aber manchmal ergeben sich verkürzte Zeiten für das Coaching. Wenn die Konzentration nachlässt oder Themen schneller besprochen werden können, enden Termine manchmal früher als geplant. Im anderen Fall kann es jedoch auch sein, dass Coachingtermine ausgedehnt werden, Themen sind noch nicht abgearbeitet oder aber Sie sind in einem guten Workflow mit dem Klienten. Wenn Sie nicht direkt im Anschluss entsprechende Arbeitszeiten notieren, sind diese auf lange Sicht vergessen. Entsprechende Tools, die die Zeit für gewisse Tätigkeiten einfach erfassen, helfen dabei, den Überblick über die Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben zu haben.
Mit Time & Bill haben Sie die Chance, genau diese Zeiterfassung Ihrer Arbeitszeiten für kleinteilige Aufgaben und Tätigkeiten festzuhalten. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, Stundensätze zu integrieren und so am Ende auch die Abrechnung vereinfacht erstellen zu können. Mit dem Tool QlaqSWebCenter können Sie neben den Zeiten für Ihre Arbeit auch ein digitales Fahrtenbuch bspw. führen. Ein weiteres Tool ist clockodo, mit dem Sie ebenfalls Ihre Zeit erfassen können. Sie erhalten außerdem direkt auch einen Überblick über Ihre gesamte Zeitnutzung und das aufgesplittet nach Tätigkeiten.
Tool Nr. 5: Feedback-Fragebogen
Im Anschluss an das digitale Coaching, wie auch an die klassische Form der Beratung im direkten Gespräch vor Ort, ist eines enorm wichtig: Feedback. Sie sollten nach dem Coaching mit dem Klienten immer nach Feedback fragen. Am besten geben Sie dem noch etwas Zeit, damit sich Kunden ein Bild machen können und das Coaching wirklich abgeschlossen und die Resultate sich sozusagen gesetzt haben. Dann ist der richtige Moment für eine Bewertung gekommen. Sie können dafür ganz einfach sich Gedanken machen, was Sie wissen wollen und welche Aspekte des Coachings Sie wichtig finden und eventuell verbessern wollen. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie ganz einfach einen Fragebogen selbst aufsetzen oder auch ein Formular über Google Formulare mit Ihren Klienten teilen. Andernfalls gibt es auch sehr ausführliche Fragebögen, die Ihnen diese Arbeit der Erstellung abnehmen, sofern Sie auf Ihr Coaching passen. Eine kurze Variante des Feedback-Bogens oder auch ein ausführlicherer Feedback-Fragebogen klären die einzelnen Aspekte ab. Vielleicht helfen Ihnen diese beiden Fragebogen jedoch als Vorlage und inspirieren Sie, um Ihr individuelles Feedback einzuholen.
Fazit: Mit Tools den Onlinecoaching-Prozess erleichtern
Diese fünf Tools und die passenden Apps dazu helfen Ihnen dabei, Ihren Arbeitsalltag als Coach und Berater zu erleichtern. Gerade durch die Digitalisierung Ihrer Beratungsangebote bietet es sich auch an, den gesamten Arbeitsprozess einmal zu überprüfen. Hierbei können Sie eben weitere Schritte digitalisieren. Vor allem aber können Sie die Chance nutzen, den Arbeitsprozess einfacher und übersichtlicher zu gestalten. Ob Sie dabei lieber mit Apps und digitalen Lösungen arbeiten oder aber ein Notizbuch mit Kalender handschriftlich führen ist völlig egal, denn es geht um einen einfachen und strukturierten Ablauf. So sparen Sie langfristig auch Arbeitsschritte ein, die viel Zeit kosten und ineffizient sind. Wir hoffen, Sie können mit diesen Tools Ihren Arbeitsprozess und Ihr Coaching noch besser für Sie und Ihre Klienten umsetzen.
