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10. Dezember 2020 | Redaktionsteam | merkur-start up

Die besten Tools für Buchhaltung, Strategie, KPI & Co. zum Jahresabschluss

Das Jahr neigt sich dem Ende und damit natürlich auch der Zeitpunkt, um einmal ein Fazit unter das Unternehmerjahr 2020 zu ziehen. Neben dem Jahresabschluss in Sachen Buchhaltung ist das auch ein guter Zeitpunkt, um Strategie, Ziele, KPI und Marketing einmal zu durchleuchten und gegebenenfalls im nächsten Jahr anzupassen. Wir wollen Ihnen diese Arbeit mit einigen hilfreichen Tools und Methoden erleichtern:

Tools zum Jahresabschluss für Ihr Unternehmen

Zum Jahresabschluss lohnt es sich, nicht nur in Sachen Bilanz und Buchhaltung einmal Resümee zu ziehen, sondern auch generell das ganze Geschäftsjahr zu bewerten. Dabei kommen auch Marketingmaßnahmen, KPIs, Strategie und Zielfindung, aber eben auch Finanzen zum Tragen. das hilft Ihnen vor allem auch im Hinblick auf das kommende Jahr, um sich besser aufzustellen und noch gezielter auszurichten. Dafür wollen wir Ihnen die verschiedensten Tools für die unterschiedlichen Bereiche einmal vorstellen, damit Sie einen guten Überblick haben und im nächsten Jahr durchstarten können:

Tools für die Buchhaltung

Der Jahresabschluss bedeutet natürlich auch, zum Ende des Jahres die Finanzen in Bilanzen und BWA-Auswertungen festzuhalten und somit abzuschließen. Für die Buchhaltung steht Ihnen eine Reihe praktischer und guter Tools zur Verfügung. Diese unterscheiden sich meist im Umfang der Optionen, im Preis und sind für unterschiedlich große Unternehmen und für Einsteiger oder Buchhaltungs-Profis besser oder weniger gut geeignet. Hier finden Sie unsere Empfehlungen:

  • lexoffice: Das Buchhaltungs-Tool von lexoffice überzeugt mit vielen Automatisierungen und mit vielen Erweiterungen, die individuelle Bedürfnisse abdecken. Die Benutzung ist einfach gehandhabt und auch für Laien auf den ersten Blick verständlich.
  • sevDesk: Das Buchhaltungsprogramm ist online-basiert und macht die Buchhaltung mit der übersichtlichen Nutzeroberfläche und dem direkten Abruf der Kontobuchungen ziemlich einfach. Allerdings werden mit sevDesk Jahresabschluss und BWA nicht komplett automatisch erstellt, hier empfiehlt es sich, den Steuerberater hinzuzuziehen.
  • sage 50: Für die Buchhaltung mit sage 50 stehen Ihnen zwei mögliche Varianten zur Verfügung – einmal das sage 50 cloud und das sage 50 comfort. Die beiden Tools unterscheiden sich natürlich im Umfang, so erhalten Sie mit sage 50 comfort auf einen Klick die Bilanz. Insgesamt sind beide Tools gut zu handhaben und verfügen über einen Hilfebereich, der Sie bei Problemen fachkundig unterstützt und Rat bietet.

Eine größere Auswahl an Tools und noch mehr Informationen finden Sie im Fachartikel zum Thema Buchhaltung auf Gründerküche.de.

Tools zur Strategieplanung

Wenn es um Ziele und die Ausrichtung Ihres Unternehmens und Ihrer Aktivitäten geht, dann spielt die strategische Planung eine wichtige Rolle. Dabei helfen neben Tools auch bestimmte Techniken und Methoden, mit denen Sie die Unternehmensziele auch nochmals überprüfen können. Einige dieser können Sie auch bereits kennen, wir wollen diese erneut ins Gedächtnis rufen:

  • Business Model Canvas: Ein gängiges Tool für die Geschäftsmodellentwicklung, aber auch zur Überprüfung, Analyse und Weiterentwicklung ist das Business Model Canvas. Die Geschäftsidee bzw. Ihr Unternehmen wird in neun Aspekte unterteilt, welchen Sie sich dann nach und nach widmen. Diese Faktoren tragen zu Erfolg und Misserfolg bei, dabei werden diese neun übersichtlich aufgezeichnet: Kundengruppen, Produktnutzen, Vertriebskanal, Kundenbeziehungen, Umsätze, Ressourcen, Aktivitäten, Partner und Kosten.
  • ABC-Prinzip: Aufgaben, Kunden, Produkte und vieles mehr werden in drei Kategorien unterteilt. Dabei wird die strategische Planung vereinfacht, denn die Prioritäten werden durch diese Kategorien klar. Es wird unterteilt zwischen A (= sehr wichtig), B (= wichtig) und weniger C (= wichtig).
  • SWOT-Analyse: Strategische Herausforderungen und Chancen werden mit diesem Tool deutlich und daraus lassen sich Handlungsmöglichkeiten ableiten. Dabei stellen Sie Stärken (S = Strength) und Schwächen (W = Weaknesses) gegenüber, sowie Chancen ( O = Opportunities) und Bedrohungen (T = Threats).
  • Ansoff-Matrix: In Bezug auf die Wachstumsstrategie für das kommende Jahr bietet sich diese Methode an, denn damit werden Produkte und Märkte im Zusammenspiel betrachtet und der Spielraum ausgelotet. Dabei sind vier mögliche Strategien als Normprinzipien möglich, damit sind Marktdurchdringung, Markterweiterung, Produkterweiterung und Diversifikation gemeint.

Tools für gutes Customer-Relationship-Managment

Die Kundenbeziehung und damit auch die Kundenbindung ist vor allem in Krisenzeiten enorm wichtig für Unternehmen, denn so können sie auf Stammkunden bauen. Damen können Krisen leichter überbrückt werden und Sie haben einen soliden Kundenstamm, auf den Sie sich verlassen können und der kontinuierlich für Umsätze sorgt. Das sind einige tolle CRM-Tools:

  • AkquiseManager: Dieses Tool eignet sich besonders für Kleinunternehmer, Gründer und Startups, denn es verfügt über alle wichtigen Funktionen und bleibt dabei übersichtlich und leicht in der Handhabung. Sie können zudem viel automatisieren und behalten dennoch viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten.
  • Salesforce: Der hohe Funktionsumfang gehört mit Sicherheit zu den großen Pluspunkten des Marktführers unter den CRM-Tools. Mit Salesforce ist vor allem der Mittelstand (und Großunternehmen) gut aufgestellt, denn das Programm lässt sich auch intern mit den einzelnen Bestandteilen wunderbar untereinander verknüpfen. Es vereint alle Wünsche an ein solches Tool in sich.
  • clientcube: Mit dem Tool clientcube ist Customer-Relationship-Management für Mittelstand und aber auch KMU besonders einfach und unkompliziert zu nutzen. Für alle, die viele Außentermine mit Kunden haben, unterstützt das Tool in besonders hohem Maß durch intelligentes Vorbereitung und Planung von Terminen und Kundenbesuchen. Daher profitieren hierbei bspw. Coaches, Berater und allgemein „Außendienstler“.

Eine lange Liste mit einer großen Auswahl an CRM-Tools ergänzt unsere drei Vorschläge – wenn Sie hier nicht fündig geworden sind, dann dort bestimmt.

Tools für übersichtliches KPI-Dashboard

KPI (= Key Performance Indikatoren) sind Leitkennzahlen, mit denen Sie überwachen und überprüfen, ob Sie gesetzte und klar formulierte und kommunizierte Ziele erreicht haben. Damit ist eine Form des Monitorings gemeint, die auf Wachstum des Unternehmens ausgerichtet ist. In einem KPI-Dashboard sind diese Kennzahlen besser aufgehoben, als in Excel-Tabellen oder unendlichen Papierlisten, denn sie sind übersichtlich aufbereitet. Auf einen Blick und in übersichtlichen Grafiken werden Schwachstellen und auch Erfolge sichtbarer dargestellt. Zudem sind ganz leicht Daten und Informationen aus den Bereichen Datenanalyse, Social Media, E-Commerce, Marketing und Zahlungsverkehr zu integrieren, die in Echtzeit visuell angezeigt werden können. Folgende Tools unterstützen Sie beim Erstellen des KPI-Dashboard:

  • Tableau: Das umfangreichste Tool und damit die Nummer 1 in Sache KPI-Dashboard-Tools ist Tableau. Allerdings sind die vielen Funktionen und Möglichkeiten zum Leidwesen der Benutzeroberfläche integriert, die etwas unübersichtlich daherkommt. Für stark wachsenden Unternehmen lohnt sich das Tool, wenngleich auch der Preis im Vergleich zu anderen etwas höher ist.
  • Datapine: Für die Datenvisualisierung eignet sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen das Berliner Tool Datapine. Usability ist hier im Fokus und das durch en simples Drag & Drop-System, sodass das Tool auch ohne Profikenntnisse bedienbar ist.
  • Geckoboard: Mit diesem KPI-Dashboard-Tool wird die visuelle Darstellung der notwendigen Infos und Zahlen aus Diensten wie Social Media, Google & Co. vereinfacht. Es gibt viele Widgets, die Ihnen zur Verfügung stehen, um diese Daten zu integrieren.

Zusätzliche Tools für verschiedene Bereiche für mehr Fokus 2021

Neben diesen bereits genannten Tools und den Bereichen gibt es natürlich noch mehr zu tun, um Ihr Unternehmen für 2021 gut aufzustellen. Gerade für freie Mitarbeiter und Freiberufler, aber auch für alle, die ihre Arbeit nach Zeit abrechnen, ist ein Zeiterfassungs-Tool besonders hilfreich. So behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeitszeiten und einzelne Aufgaben können perfekt in ein solches Tracking-Tool separat eingetragen werden. Wertvolle Empfehlungen zu passenden Tools für Ihre Zeiterfassung finden Sie in diesem Artikel.

Marketing Tools und Aktivitäten

Zum Marketing eignen sich Webseite und Social Media selbstverständlich besonders in diesen Zeiten. Für die Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle sind auch Apps und Tools hilfreich, die dieses Management erleichtern. Damit werden Arbeit und Aktivitäten auf Ihren Social Media-Accounts strukturierter und dadurch auch Posten, Interaktionen und Kommentieren vereinfacht. Auch Newsletter und Email Marketing sind gängige Maßnahmen und Kanäle, die Sie nutzen können und auch sollten. Für den Email-Versand gibt es ebenfalls Möglichkeiten und gängige Lösungen, die Sie dabei unterstützen. Automatisierungen und der Versand von vielen Mails sind so leichter zu bewerkstelligen, denn Tools können hierbei mehr leisten als normale Mailprogramme für den Privatgebrauch.

Online-Seminare zur Weiterbildung und für Fokusthemen

In dieser Zeit zum Jahresende und dem kommenden Start des neuen Jahres 2021 haben natürlich einige auch vermehrt Urlaub und damit vielleicht auch Zeit für Weiterbildung. Dabei kommen Ihnen die vielen Online-Angebote zur Zeit zugute, denn so ist diese Form der Wissensaneignung am einfachsten umzusetzen. Dabei können Sie sich in neue, hilfreiche Fokusthemen für Ihr Unternehmen einarbeiten. So lassen sich auch Trends bspw. neu bewerten und besser entscheiden, ob diese für Ihr Unternehmen und Ihre Aktivitäten im neuen Jahr relevant und hilfreich sein können. Unser Angebot an Online-Seminaren der merkur-start up GmbH bietet Ihnen dabei eine erste gute Anlaufstelle, um sich zu informieren. Weitere Online-Events und spannende Termine finden Sie auch im Gründerküche-Eventkalender.

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