Digital arbeiten ist insbesondere für Jüngere besonders attraktiv. Doch wie lässt sich das tatsächlich im Berufsalltag umsetzen? Viele haben dafür den Weg in die berufliche Selbstständigkeit eingeschlagen, arbeiten als Virtuelle Assistenz. Doch was bedeutet das und worauf sollte man dabei besonders achten. Wir geben Ihnen hier einmal Einblicke zum Thema und sprechen mit Coach und VA Ina Frantzen darüber:
Ortsunabhängig arbeiten als Virtuelle Assistenz (VA)
Mobile oder sogar flexible Arbeitsplätze sind für viele Unternehmen immer spannender geworden, um Kosten einzusparen. Doch die Rahmenbedingungen sind dann meist doch nicht so flexibel, wie gedacht. Daher wagen einige den Schritt in die berufliche Selbstständigkeit und arbeiten dann als Virtuelle Assistenten. Damit können sie selbst entschieden, von wo aus sie arbeiten. Diese Idee, von überall aus arbeiten zu können, klingt verlockend.
Doch worauf Sie achten sollten, wenn Sie ebenfalls überlegen, ob Sie als Virtuelle Assistenz gründen, das haben wir Ina Frantzen einmal im Interview gefragt. Sie ist Coach bei der merkur-start up und bringt viel Erfahrung in den Bereichen Marketing, Vertrieb und auch in der Geschäftsleitung mit. Außerdem arbeitet sie selbst ebenfalls als Virtuelle Assistentin. Daher erzählt sie aus erster Hand, wie das ist und welche Herausforderungen in der vermeintlichen Unabhängigkeit lauern:
Digital zu arbeiten ist mittlerweile – vor allem auch durch die vorangetriebene Digitalisierung – in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Unter dem Stichwort Digitales Nomadentum hört man immer wieder von Selbstständigen und Freiberuflern, die ortsunabhängig arbeiten. Da kommt einem schnell das Bild vom Laptop am Strand in den Sinn. Gerade IT-Spezialisten oder auch Webdesigner sind für solche eine freie Arbeitsumgebung bekannt.
Frau Frantzen, was sind denn die Potenziale, die gerade für Gründer attraktiv sein könnten, um ein digitales Unternehmen aufzubauen?
Die Potenziale eines digitalen Unternehmens sind natürlich in erster Linie die genannte ortsunabhängige Möglichkeit zu arbeiten, womit persönliche Freiheiten intensiver ausgelebt werden können, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert wird und es ermöglicht werden kann, sich selbst die persönlich ideale Arbeitsumgebung zu erschaffen – ganz im Detail.
Neben den eher klassischeren freien Berufsbildern, wie eben Designer und Programmierer, hat sich aber zunehmend auch das der Virtuellen Assistenz etabliert. Wie sieht denn der Tätigkeitsbereich als Virtuelle Assistenz konkret aus?
Die Tätigkeitsfelder von Virtuellen Assistenten variieren sehr stark und hängen konkret von den Bedürfnissen und fehlenden Kompetenzen der auftragenden Unternehmen und deren Mitarbeitenden ab. Manchmal sind Aufgabenbereiche klar abgegrenzt und eindeutig verschiedenen Abteilungen zuzuordnen, die sich dann z.B. lediglich auf aktive Etablierung von Marketinginstrumenten oder Kundenakquise beschränken. Meiner Erfahrung nach geht es allerdings häufig darum, Unternehmen mit dem eigenen breiten wirtschaftlichen Wissen so zu unterstützen, sodass Aufgabenbereiche ineinander übergehen, die Auswirkungen auf andere Teilbereiche des Unternehmens aufgedeckt, klar kommuniziert und manchmal auch übernommen werden müssen. Somit verschwimmen Aufgaben von bspw. Projektmanagement, Marketing, Datenschutz und Vertrieb miteinander und es ist von Nöten Wissen in allen Bereichen mitzubringen oder sich selbst anzueignen. Meistens gehört maßgeblich zum Beginn einer Zusammenarbeit die Dienstleistung, eben diese verschiedenen Aufgaben für den Auftraggeber übersichtlich zu gestalten, indem den Gesprächen die individuellen „Baustellen“ entnommen und visualisiert werden müssen. Mithilfe dessen können anschließend strategische Vorschläge über Vorgehensweisen zur Bearbeitung angeboten und bearbeitende Zeiträume eingeschätzt werden.
Und für wen bietet sich gerade das besonders an?
Da es im Bereich der Virtuellen Assistenz unterschiedlichste Aufgabenbereiche gibt, können diese auch von ganz verschiedenen Menschen bearbeitet werden. Meiner Erfahrung nach gibt es viele Mütter, die ein individuelles Augenmerk auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf legen. Sie profitieren von selbst-strukturierten Arbeitsweisen mit Aufträgen in diesem Bereich. So können z.B. Zeiten, die ohne externe Kinderbetreuung auskommen müssen oder Zeiten, an denen ein Kind krank zu Hause ist, abgedeckt werden. Wichtig ist trotzdem, dass man für die Zeit, in der die Aufgaben effektiv bearbeitet werden, die nötige Ruhe einplant.
Aber auch für andere, die gerne sehr abwechslungsreich arbeiten kann ein (Neben-)Job in diesem Bereich interessant sein. Das Tolle ist, dass sich in der Gestaltung und den Zeiträumen, die man für eine Arbeit als VA aufbringen möchte, der eigenen Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Diese sind dann auch immer wieder individuell variierbar.
Und wenn ich jetzt vielleicht auf den Geschmack gekommen bin. Welche Kenntnisse und Erfahrungen sollte man dafür mitbringen? Was muss ich als VA können?
In erster Linie ist es wichtig produktiv im Home-Office oder an einer anderen selbstgewählten Stätte arbeiten zu können. Da gibt es bereits verschiedene Ausprägungen bei Menschen. Die eigene Fähigkeit den Fokus auch in verschiedenen (privaten) Umgebungen auf die Arbeit zu lenken, muss für beruflichen Erfolg vorhanden sein. Nicht zuletzt muss neben der aktiven Auftragsarbeit für ein bestimmtes Unternehmen bei kontinuierlicher Arbeit als VA auch immer für die Akquise von neuen Kundenunternehmen gesorgt werden. Somit sind eine erfolgreiche Selbstdisziplin und Selbststruktur essenziell.
Sehr hilfreich für eine qualitativ hochwertige und nachhaltige Lösung der zugeteilten Aufgaben sowie eine möglichst langfristige Zusammenarbeit ist außerdem, dass man solides wirtschaftliches Wissen, breite Erfahrungsschätze und eine umsichtige Denkweise mitbringt. Gerade Letzteres geben einem einen guten Überblick über die Lage des Auftraggebers und wirtschaftliche Zusammenhänge. Zusätzlich ist eine gewisse Affinität zu autodidaktischem Lernen notwendig. Da es immer wieder vorkommt, sich neue Dinge anzueignen zu müssen, sich mit bisher unbekannten Themen auseinandersetzen zu müssen und auch mal in Themen reinzuarbeiten, die einem auf den ersten Blick gar nicht liegen und dementsprechend schwerfallen. Somit ist es wichtig eine Offenheit, Motivation und Spontaneität den bevorstehenden Aufgaben gegenüber zu bewahren. Und sich nicht entmutigen zu lassen, wenn es einmal schwierig, zäh und anstrengend ist. Maßgeblich ist eine gewisse Freude an neuen Aufgaben und die Fähigkeit, sich immer wieder aufs Neue in bisher unbekannte Prozesse einzuarbeiten.
Auf persönlicher Ebene spielt zusätzlich noch die bewusste Auseinandersetzung mit den eigenen wesentlichen Bedürfnissen eine Rolle, wie meine Arbeit als Coach in den letzten Jahren unterstrichen hat. Dazu gehören beispielsweise auch die Möglichkeiten zur Befriedigung des eigenen Sicherheitsbedürfnisses in Form einer verlässlichen Strategie zur Auftragsgewinnung oder anderweitigen Konzepten wie z.B. einer zusätzlichen Teilzeit-Anstellung. Auch mindestens die eigene präferierte und produktive Arbeitsweise, Arbeitsstruktur und Arbeitszeit sollten reflektiert werden.
Zuletzt muss natürlich unabhängig von wechselnden Arbeitsorten die für die Aufgaben erforderliche Infrastruktur von Arbeitsplatz, PC oder Laptop, Internet- und Telefonzugang vorliegen.
Ganz praktisch gedacht, die richtige Ausstattung ist natürlich wichtig, da haben Sie Recht. Jede Medaille hat aber zwei Seiten, das gilt auch für das Online Business. Wo sehen Sie hier Hürden und Herausforderungen. Worauf sollten Gründende besonders achten?
Im Prinzip lässt sich hier alles anführen, was ich gerade eben schon gesagt habe. Für den einen sind es Vorzüge und genau das richtige, für die andere Nachteile und Herausforderungen.
Insbesondere auf der bereits angesprochenen persönlichen Ebene sehe ich in diesem Bereich die größten Hürden. Es gibt viele Menschen, die sich in privaten Räumen gerne allzu sehr von der Arbeit ablenken lassen, lieber andere Dinge erledigen, bevor sie sich effektiv an den PC setzen und ihre beruflichen Aufgaben dort erledigen. Außerdem habe ich durch meine Coaching-Arbeit gemerkt, dass eine erfolgreiche, reflektierte und priorisierende Selbststruktur für viele Menschen schwierig ist, was allerdings langfristig auch trainiert werden kann. In diesem Bereich gibt es viele Modelle, die bei bestehendem Interesse ausprobiert werden können. Zudem ist es gar nicht so unwichtig sich selbst zumindest so gut zu kennen, dass ich weiß, womit ich wann wie produktiv arbeiten kann und welche Bedürfnisse im Hintergrund erfüllt werden müssen, sodass ich ein gutes und sicheres Gefühl habe zu arbeiten. Ohne diese persönliche Ebene kann es sein, dass die Arbeit den empfundenen negativen Stresspegel erhöht, was sich in andauerndem Zustand immer negativ auf die Arbeitsleistung und die persönliche Zufriedenheit auswirkt.
Und was sind die Herausforderungen im Arbeitsalltag als VA? Worauf sollte man da vorbereitet sein?
Die größten Herausforderungen, die wahrscheinlich jedem VA schon aufgrund der Arbeitsweise begegnen werden, sind die Hürden für Unternehmen ihre Prozesse digital zu gestalten und die Technik zuverlässig zu nutzen. Einige Unternehmen kann man sogar bei der Umstellung auf digitale Aufgaben unterstützen. Manchmal ist es hilfreich wenigstens ab und zu oder zu Beginn vor Ort anwesend zu sein. Häufig fehlt es an der Zeit oder am Personal bestehende analoge Prozesse umzustellen. Für alle Aspekte gibt es mittlerweile digitale Hilfsmittel, die mit ein bisschen Kreativität und Überzeugungsvermögen hilfreich und erfolgreich eingesetzt werden können.
Allgemein stellen Herausforderungen für jeden Menschen unterschiedliche Aspekte dar. In gewisser Weise können viele der genannten persönlichen Dinge auch immer Herausforderungen beinhalten. Dass mir einfach meine geplante Arbeitszeit nicht gelingen möchte, dass ich immer wieder prokrastiniere, dass es mir schwer fällt neben der zu leistenden Arbeit mich auch noch um neue Aufträge zu kümmern. Oder schlicht, dass ich keine Ruhe zu Hause bekomme und mein Internet immer wieder ausfällt. Für mich persönlich stellen die größten Herausforderungen meist dar, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Strukturen vorweist, die immer wieder unproduktive Arbeitsprozesse aufdecken. Auch die menschliche Arbeit, die Wünsche und Vorstellungen der Unternehmensführung auf eine sinnvolle und bildliche Struktur hin zu führen, ist für mich nicht immer ganz einfach. Das sollte jeder im Hinterkopf haben, wenn es darum geht als VA zu arbeiten.
Vielen lieben Dank einmal für die tollen Einblicke in die Welt der VA und Ihre persönlichen Erfahrungen.
Wenn auch Sie jetzt Interesse an der Arbeit als Virtuelle Assistenz bekommen haben, dann nutzen Sie doch gern unser Gründungscoaching. Damit können Sie Ihre Gründung mit Begleitung durch unsere Coaches Schritt für Schritt vorbereiten und umsetzen.
