10. Januar 2019 | Redaktionsteam | merkur-start up

Train the Trainer: Zeitmanagement mit praktischen Tools

Für alle Freiberufler und selbstständigen Trainer, Coaches und Berater ist Zeit Mangelware und damit auch Geld. Daher sollte die verfügbare Zeit effizient genutzt und vor allem auch sinnvoll eingeteilt werden. Damit Sie Ihre Zeit wertvoll einsetzen können, gibt es natürlich zahlreiche Methoden, Tricks und Tools, die Ihnen die Zeiteinteilung und Ihr eigenes Zeitmanagement erleichtern.

 

Richtiges Zeitmanagement für mehr Professionalität

Ihre Zeit und auch Ihre Aufgaben im Überblick zu haben, hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihr Zeitmanagement voranzubringen, sondern verleiht Ihrer Arbeit auch gleich mehr Professionalität. Die Zeiteinteilung Ihrer anstehenden Aufgaben, Ihrer Arbeit wie Mails, Telefonate und Seminarplanungen bspw. als Trainer und Coach oder auch Terminplanungen, geschäftliche Essen und Treffen mit Kunden und Auftraggebern – all das muss und sollte unter einen Hut gebracht werden. Bei der Planung Ihrer verschiedenen Aufgaben und Terminen sollten Sie daher mit gewisser Sorgfalt vorgehen und so Ihre Zeit sinnvoll einplanen. Eine professionelle Terminplanung wirkt sich außerdem positiv beim ersten Kontakt mit Ihren Kunden aus – für Sie selbst und für Ihren Kunden.

Effektive Aufgabenplanung für Ihre Zeiteinteilung

Um Ihren Aufgaben und anstehenden „To Dos“ gewappnet zu sein, hilft es, wenn Sie zuerst einmal alle Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben niederschreiben. Sammeln Sie so auf einer Liste, was alles erledigt werden muss, dass verschafft Ihnen einen ersten Überblick. Im zweiten Schritt nehmen Sie sich einen zweiten, farbigen Stift und priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Vergeben Sie Nummern nach Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer „To Dos“, so sehen Sie auf einen Blick, was zuerst erledigt werden sollte. Im Anschluss können Sie sich der Tagesplanung widmen. Wenn Sie sich eine Art Stundenplan für die Woche schreiben, können Sie darin eintragen, in welchem Zeitfenster Sie welche Aufgaben erledigen wollen. So haben Sie alles schriftlich festgehalten, auf einen Blick erkennbar und wissen wie viel Zeit Ihnen für Ihre einzelnen „To Dos“ zur Verfügung steht. Im letzten Schritt können Sie sich zudem noch Wochen- und Monatsziele setzen, die Ihnen bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben helfen. Ziele motivieren und schaffen nach dem Erreichen ein wunderbares Erfolgserlebnis, so bekommen Sie mit konkreten Zielsetzungen noch mehr erledigt.

Tools und Helfer für Ihr Zeitmanagement

Natürlich gibt es mittlerweile eine Vielzahl an praktischen Helfern und Tools, die Ihnen dann bei der Einhaltung Ihres Zeitplans und Ihrer Aufgabenplanung helfen. Die besten 5 mit dem größten Potential haben wir Ihnen hier nun einmal aufgelistet:

Tool #1: Der klassische Kalender – immer noch nicht ausgedient

Der herkömmliche Kalender, ganz egal ob mit Wochenübersicht auf einer Seite oder nur einen Tag auf einer Seite, hat auch in digitalen Zeiten noch nicht ausgedient. Mit einem Papierkalender und handgeschriebenen Notizen, Terminen und „To Dos“ behält man alles im Blick und sieht direkt, was ansteht. Je nachdem welches Format für Sie in Frage kommt, haben Sie entsprechend viel Platz für Notizen, Aufgaben und Erledigungen. Mittlerweile sind statt klassischen Kalendern auch schon Planer in vielen Varianten verfügbar, diese integrieren „To Dos“-Kästen für die Woche, praktische Listen, Zielsetzungen und mehr. So haben Sie alles in einem Buch zur Hand.

Tool #2: Die „To Do“-Liste, analog wie digital erfolgreich

Ein wirklich praktischer und einfacher Helfer ist immer noch die altbewährte „To Do“-Liste. Dabei haben sIe natürlich auch mehrere Möglichkeiten, denn analog reicht es, wenn Sie einfach nur einen Notizblock zur Hand nehmen und darauf täglich Ihre Aufgaben schreiben. Natürlich vereinfachen vorgefertigte Aufgabenlisten in ansprechenden Designs die Priorisierung und das Listen schreiben. Wer die Liste lieber auf dem Handy oder Tablet verfügbar hat, kann natürlich auch auf entsprechende Apps zurückgreifen. So haben Sie digital Ihre Aufgabenliste verfügbar.

Mit Todoist haben Sie eine entsprechende App, die nicht nur die „To Do“-Liste digital abbildet, sondern außerdem ein ganzes Aufgabenverwaltungsmanagement ermöglicht. Vor allem Projektverwaltung und Aufgabenzuweisung lassen sich hiermit wunderbar umsetzen und damit wird der Arbeitsalltag ungemein erleichtert.

Tool #3: Outlook als Allroundtalent

Vielleicht nicht der erste Gedanke, wenn Sie sich für Zeitmanagement-Tools interessieren. Allerdings bietet Outlook eine  Menge Vorteile und integrierte Funktionen, sodass Sie alles in einem Tool haben. Das Microsoft-Programm kann mehr als nur Mails, denn es verfügt außerdem über Komponenten für elektronische Post, Kalender, Aufgaben und mit Lync sogar Telefon, Chat, und Online-Meetings. Sie können dort direkt den Kalender führen, Kontakte für Termine aus dem Mailprogramm hinzufügen und lässt sich darüber hinaus mit dem Notizprogramm für Listen und Notizen OneNote verknüpfen. So haben Sie nicht nur Ihre Mails organisiert, sondern auch Listen, Kalender und mehr verfügbar.

Tool #4: Microsoft To-Do – für praktische Notizen und Tageslisten

Microsoft To-Do ist ein praktisches Tool, das perfektes Zeitmanagement fördert. Sie können hier „Eines Tages“-Listen anlegen, auf denen Sie Dinge und Aufgaben speichern, die keinen genauen Termin oder Zeitpunkt haben, so gehen diese „To Dos“ nicht verloren. Außerdem lassen sich Termine und Notizen mit ablegen und verschiedenen Lebensbereichen zuweisen, diese lassen sich außerdem farblich unterschiedlich markieren. So behalten Sie gut den Überblick durch die farbliche Kennzeichnung.

Tool #5: Zenkit – erfolgreiches Projektmanagement vom Feinsten

Mit Zenkit geht es nicht mehr nur um Zeitmanagement, sondern direkt auch um die Planung, Organisation und mehr von Projekten. Arbeiten Sie mit anderen im Team zusammen oder wollen Sie Inhalte mit Ihren Kunden direkt und einfach teilen, dann finden Sie mit diesem Tool eine tolle Möglichkeit, um problemlos gemeinsam online zu arbeiten. Darüber hinaus lassen sich Notizen in verschiedenen Formen anlegen und Aufgaben entsprechend zuweisen und die Abarbeitung zu dokumentieren. Dieses Tool erleichtert den Arbeitsalltag in vielen Bereichen, da so einige Werkzeuge mit integriert sind.

 

Wir hoffen, dass Sie damit nun einen guten Überblick bekommen haben, wie wichtig Zeitmanagement ist und wie Sie dadurch professioneller und vor allem effizienter arbeiten können. Online- und Offline-Tools erleichtern dabei, die Planung und Priorisierung der zu erledigenden Aufgaben und „To Dos“. Wollen Sie mehr zur Zeiteinteilung für Ihre Workshops wissen, dann hilft Ihnen unser Beitrag zur Seminar-Zeitplanung. Viel Erfolg dabei!

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