Wer Seminare und Workshops gibt oder regelmäßig bei Tagungen und Konferenzen als Referent Vorträge hält oder Keynote-Speaker ist, der weiß, wie wertvoll Zeit ist und wie schnell diese auf der Bühne und im Seminar vergeht. Eine clevere Zeiteinteilung ist daher eine unabdingbare Aufgabe bei der Planung Ihres Seminars, wenn Sie als Trainer, Coach oder Berater fungieren. Nicht nur für Seminare und Workshops ist der zeitliche Ablauf wichtig und beeinflusst die Aufteilung für gewisse Inhalte. Auch Coachings und individuelle Beratungen sollten eine zeitliche Grundstruktur haben, um so auch wirklich effektiv und vor allem ergebnisorientiert arbeiten zu können. Wie Sie am besten die Zeit Ihres Seminars oder Workshops einteilen, erfahren Sie nun, nachdem Sie beim letzten Mal schon Tipps für die Raumsuche erhalten haben:
Zeit ist Geld – und damit rar und kostbar
Bei Coachings und Seminaren spielt Zeit eine wichtige Rolle, denn diese ist oft stark begrenzt. Natürlich können Sie, falls Sie freiberuflich Ihre Seminare, Beratungen und Coachings anbieten, selbst entscheiden, wie viel Zeit Ihre Leistungen umfassen. Bei der Planung sollten Sie deshalb natürlich die Inhalte, aber auch die Kosten im Blick behalten. Wenn Sie Tages-Workshops anbieten oder in nur einigen Stunden Ihren Coachee beraten und unterstützen, dann ist die Zeit natürlich rar. Planen Sie daher bereits vorab bestimmte Zeitfenster für regelmäßige Bestandteile Ihrer Seminare ein, denn leider müssen Sie auch andere Dinge neben den wichtigen Inhalten zeitlich einberechnen. Das beginnt mit der Ankunft der Teilnehmer, der Begrüßung und Eröffnungsrunde. Aber natürlich benötigen Sie auch Pausen für Raucher oder für Snacks und Getränke. Bei Ein-Tages-Seminaren müssen Sie ebenfalls eine große Mittagspause für den Lunch einplanen. Daher müssen auch Ihre Inhalte komprimiert und entsprechend auf das gegebene Zeitfenster angepasst sein.
Rahmenbedingungen geben die Zeit vor
Selbstverständlich sind auch die grundlegenden Bedingungen oder der Rahmen ein wesentlicher Aspekt bei der zeitlichen Gestaltung Ihres Seminars und Workshops. Ist die Gruppe überschaubar mit 5 – 10 Teilnehmer oder arbeiten Sie mit 20 – 30 Teilnehmer oder gar mit einer Einzelperson. Einzelne Personen nehmen natürlich viel weniger Zeit ein für Pausen, wie wenn eine ganze Gruppe von 20 Personen die Toilette aufsuchen muss oder sich mit Getränken für den nächsten Themenblock versorgt. Daher sollten Sie das bereits mit bedenken, wenn Sie den zeitlichen Ablauf planen. Vergessen Sie außerdem nicht, wofür Sie alles Zeit mit einberechnen müssen: Begrüßung, Vorstellungsrunde der Teilnehmer falls gegeben und natürlich auch Ihrerseits, Themenblöcke, Diskussionsrunden, Fragen, Pausen für Verpflegung, generelle Pausen (zur Förderung der Konzentration), Abschlussrunde, Smalltalk unter den Teilnehmern, Vorbereitungszeit für Methoden (Umstellen der Tische, Zusammenkommen der Gruppe etc.).
Zeiteinteilung clever und effektiv gelöst
Selbst wenn Sie für Ihr Seminar einen ganzen Tag angesetzt haben, stehen Ihnen nie die 10 – 12 Stunden Zeit zur Verfügung. Sie können mit maximal 4 – 6 Stunden intensiver Erarbeitungszeit für Ihre Inhalte und den Zweck des Seminars rechnen. Wie eine Zeiteinteilung für Ihren Workshop aussehn kann, fasst diese Aufstellung beispielhaft einmal zusammen. Für Seminare und Workshops über mehrere Tage oder für kürzere Zeiträume wie nur ein paar wenige Stunden, können Sie die Einteilung natürlich abwandeln und entsprechend anpassen:
Einführung ins Seminar
- 5 – 10 Minuten: Begrüßung der Teilnehmer + Vorstellung Ihrer Person und Arbeit
- evtl 10 – 15 Minuten: Vorstellung der Teilnehmer bzw. Einstiegsmethode
- 10 – 20 Minuten: Einführung in das Seminar, Ziel und Inhalt sowie Hinweise über Pausen, Getränke und Snacks
Inhaltlicher Seminarteil
- 40 – 50 Minuten: Themenblock 1
- 10 Minuten: Pause
- 40 – 50 Minuten: Themenblock 2
- 10 Minuten: Pause
- 40 – 50 Minuten: Themenblock 3
- 20 – 30 Minuten: lange „Mittags“pause (mit Lunch besser mind. 45 – 60 Minuten einplanen)
- 40 – 50 Minuten: Themenblock 4
- 10 Minuten: Pause
- 40 – 50 Minuten: Themenblock 5
- 10 Minuten: Pause
- 60 – 75 Minuten: Diskussion, Fragen, Erörterung (Interaktion mit Teilnehmer kostet meist mehr Zeit als geplant, besser direkt einen „Zeitpuffer“ einberechnen)
Abschluss des Seminars
- 30 – 60 Minuten: Ausstiegsmethode und gegebenenfalls Fazit
- 10 – 20 Minuten: Verabschiedung der Teilnehmer
Zeitpuffer retten die Zeitplanung
Wie Sie sehen bzw. gelesen haben, sollten Sie zahlreiche Pausen mit einbauen in Ihren Seminarablauf. Zum Einen fördern viele, kurze Pausen die Konzentration, denn nach etwa 45 Minuten lässt diese bei den Teilnehmern nach. Natürlich hängt die Konzentrationsfähigkeit auch vom Thema und der Gestaltung des Seminars ab. Kurze Pausen schaffen die Möglichkeit, sich wieder neu auf das Thema zu fokussieren und sich einige Minuten zu bewegen, etwas zu trinken und so für eine Abwechslung zu sorgen. Darüber hinaus haben Sie mit den kleinen Pausen zwischen den Themenblöcken auch immer einen Puffer, falls der Block doch länger dauern sollte. So gerät Ihnen die ganze Zeiteinteilung und der Ablauf nicht komplett aus dem Gefüge, denn Sie können von der Pause etwas Zeit nutzen und die Pause dann einfach einkürzen. Mit diesem Grundgerüst für den zeitlichen Ablauf sind Sie gut vorbereitet für Ihr Seminar oder Workshop und haben hoffentlich in Zukunft genügend Zeit für die einzelnen Punkte eingeplant.
