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20. Mai 2021 | Redaktionsteam | merkur-start up

Train the Trainer: Effizient arbeiten mit dem Kanban Board

Wenn Sie über lange Zeiträume anders als gewohnt arbeiten und Ihre Routine sich verändert, kann das Auswirkungen auf Ihre gesamte Arbeit haben. Routinen und Gewohnheiten sind für die meisten wichtig, um effizient zu sein und Aufgaben im Job gewissenhaft und gründlich erledigen zu können. Die Arbeit aus dem Home Office ist aktuell natürlich weit weg von der üblichen Routine, auch wenn die Phase nun schon länger andauert. Doch wer es bis jetzt noch nicht geschafft hat, sich eine neue Routine für die Arbeit von Zuhause aus zu schaffen, wird aktuell bei der Arbeit zusätzliche Herausforderungen haben. Dinge bleiben liegen, Projekte und Deadlines rücken in den Hintergrund, die Konzentration lässt nach. All das sorgt dafür, dass Ihre Ergebnisse und Ihre gesamte Arbeit nicht routiniert und damit strukturiert verläuft. Mit der Methode des Kanban Boards wollen wir Ihnen eine Möglichkeit aufzeigen, wie Sie den Überblick behalten und auch von Zuhause aus effektiv und produktiv sind.

Das Kanban Board – was ist das?

Das Wort Kanban hat seinen Ursprung im Japanischen, dort bedeutet „kan“ = Signal und „ban“ = Karte. Wenn man die Wortbedeutung überträgt, beschreibt Kanban eine Form der bekannten to-do-Liste. Allerdings handelt es sich dabei um die Veranschaulichung von Aufgaben und Prozessen in horizontaler Art und Weise. Mit dem Kanban Board ist es Ihnen möglich, den Workflow zu dokumentieren, indem Sie Aufgaben planen, überprüfen und nachverfolgen können. Zudem haben Sie die Chance, diese auch gezielt zu steuern. All das wird an einer Tafel, einem Board abgebildet, um es allen Beteiligten zugänglich zu machen und auch hier wieder deutlich darzustellen. Das Kanban Board macht alle diese Projektabläufe und Prozesse visuell sichtbar und damit besonders anschaulich. Die einzelnen Schritte und Einträge zu den jeweiligen Prozessen und Abläufen werden in Spalten eingetragen. Diese Einträge können Sie dann Spalte für Spalte abarbeiten und behalten dabei den Überblick.

Wie funktioniert ein guter Workflow mit dem Kanban Board?

Das Kanban Board ist, wie bereits beschrieben, in Spalten unterteilt, die Einträge werden dann auf Haftnotizen oder Post-Its angebracht. Damit sind sie flexibel und können innerhalb der Spalten bewegt werden. In der klassischen Form geht man von drei Spalten aus, die Prozesse werden danach untergliedert. Ursprünglich wurde die Methode bei Toyota erfolgreich in den 1940ern eingesetzt, um dort Lagerbestände zu minimieren und die Fertigungsprozesse gleichmäßiger gestalten zu können. Sie ist zudem dem Lean Management untergeordnet.

Die drei Spalten gliedern sich, wie folgt:

  • Aufgabe: Alle notwendigen Aufgaben und Abläufe werden in dieser spalte erfasst und auf Haftnotizen notiert. Das gleicht der Liste mit allen wichtigen To dos. Die Spalte fasst alle anstehenden Aufgaben und Dinge zusammen, die für Sie oder Ihr Team anfallen und in der nächsten Zeit erledigt werden müssen.
  • Bearbeitung: Ab dem Zeitpunkt, ab dem Aufgaben bearbeitet werden, wandern die Karten und Haftnotizen in diese Spalte. Dort bleiben sie solange, wie an der Umsetzung gearbeitet wird. Damit sind die laufenden Prozesse gut nachzuverfolgen.
  • Erledigt: Die Haftnotizen und Karten zu den Aufgaben wandern in die letzte Spalte, sobald diese umgesetzt wurden. Dabei ist wirklich eine komplette Bearbeitung und Erledigung gemeint. Erst wenn alle Korrekturen und Kontrollen durchgeführt wurden und die Aufgabe vollständig abgeschlossen ist, sind die To dos in dieser Spalte richtig abgelegt.

Wofür eignet sich die Methode mit dem Kanban Board?

Die Technik der abgewandelten To-do-Liste ist wunderbar dafür geeignet, um den Workflow zu visualisieren. Damit ist übersichtlich zusammengefasst und dokumentiert, welche Aufgaben aktuell anstehen und wie die Arbeitsschritte parallel ablaufen. die einzelnen Stadien im Prozess sind so anschaulich abgebildet und mögliche Engpässe oder Probleme können frühzeitig erkannt und dadurch auch gelöst werden. Der gesamte Workflow wird für Sie so deutlich. Dabei lassen sich auch weitere Ziele verfolgen, die Sie bei der Arbeit effektiv unterstützen. Sie können mit dem Kanban Board zudem die Zusammenarbeit mit ihrem Team oder anderen Schnittstellen bestens optimieren. Alle Beteiligten erhalten bei der Arbeit mit dem Kanban Board auf einen Blick alle relevanten Informationen, damit ist es auch perfekt für die Teamarbeit und den gemeinsamen Workflow. aber auch bei der Arbeit alleine, hilft es Ihnen, um den Überblick zu behalten und genau zu wissen, welche Aufgaben anstehen, welche in Bearbeitung sind und welche sie dann letztendlich final abgeschlossen haben.

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