Mit dem Unternehmen langfristig zu wachsen, bedeutet in den meisten Fällen natürlich auch Mitarbeitende zu finden und einzustellen. Das ist ein großer Schritt, der Herausforderungen mit sich bringt, aber gleichzeitig eine Gelegenheit, das Unternehmen zu festigen. Dabei sollten Gründende und Unternehmer vor allem darauf achten, dass alle Themen rund um Personal von Beginn an effizient ausgerichtet sind. Für viele ist das jedoch Neuland, und genau deshalb sollten Sie in solch einer Situation überlegt und rational vorgehen. Die ganze Verwaltung drum herum sollte im besten Fall von Beginn an schlank angelegt sein. Doch wie lassen sich Personalprozesse optimieren, um so effizienter und agiler zu sein oder auch zu bleiben? Genau das wollen wir mit diesem Artikel beleuchten und Ihnen Tipps zur Gestaltung Ihrer Personalprozesse geben:
Mit diesen 7 Tipps lassen sich in KMU Personalprozesse optimieren
Je mehr Personal in Ihr Unternehmen kommt und eingestellt wird, desto mehr Gedanken sollten Sie sich über Strukturen und Prozesse machen. Nur wer wächst und dieses Wachstum auch steuert, behält den Überblick. Viele Unternehmen sind überfordert, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu finden. Vor allem aber zeigen sich Probleme, wenn es darum geht, Mitarbeitende im Unternehmen effizient einzusetzen und zu führen. Daher folgen unsere 7 Tipps für effiziente Personalprozesse:
Tipp 1: Personalbedarf analysieren
Natürlich muss zuerst einmal überhaupt Personal eingestellt werden. Wenn Sie bereits Mitarbeitende haben, kann es dann natürlich auch dazu führen, den konkreten Personalbedarf erst einmal unter die Lupe zu nehmen. Dabei gilt es natürlich herauszufinden, ob Ihre Mitarbeitenden aktuell auf Ihren Positionen sinnvoll eingesetzt sind. Daraus ergibt sich im weiteren, wo noch Personalbedarf besteht und welche Aufgaben aktuell nicht gut abgedeckt sind. Erst dann können Sie natürlich entscheiden, ob eine Umstrukturierung und die Neuverteilung der Aufgaben sinnvoll ist. Oder aber ob Sie tatsächlich neue Mitarbeitende einstellen sollten, da einfach weitere Aufgaben anstehen, die nur von weiterem Personal abgedeckt werden können. Beim Einstellen von Mitarbeitern sollten Sie dann natürlich auch überlegt vorgehen und schauen, wer gut ins Team passt und die nötigen Fähigkeiten mitbringt.
Tipp 2: Onboarding-Prozesse effizient gestalten
Wenn dann die Entscheidung gefallen ist, dass neue Mitarbeitende das Team ergänzen und neue Aufgaben übernehmen, dann ist das Onboarding entscheidend. Wie neues Personal sich in die bestehenden Strukturen und Prozesse, aber eben auch ins Team einfügt, zeigt langfristig, ob es dazu führt, dass Ihr Unternehmen wächst. Nur bei einem gelungenen Onboarding führt die Einstellung von Mitarbeitenden nicht dazu, dass die Einarbeitung mehr Ressourcen aufbraucht als neue zu schaffen. Das beinhaltet bestenfalls regelmäßige Feedbackrunden, aber auch Eigeninitiative aller Mitarbeitenden, sodass sich neue Mitglieder willkommen fühlen. Außerdem sollte es einen gezielten Ansprechpartner bei der Einarbeitung für neue Mitarbeitenden geben, sodass sie eine Art „Buddy“ an die Seite gestellt bekommen für Fragen und mehr. Zudem helfen Teambuilding-Events und Afterwork-Veranstaltungen das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Tipp 3: Flexible Arbeitsmodelle und Remote Work koordinieren
Flexibilität ist etwas, was die meisten Mitarbeitenden suchen. Daher lohnt es sich in flexible Arbeitsmodelle zu setzen und diese anzubieten. Ob das Remote Work ist, Workation als Urlaubsmodell oder eine 4-Tage-Woche, ganz egal – Hauptsache Sie behalten den Überblick. Wichtig ist dabei, dass alle Aufgaben gut koordiniert werden. Vielleicht bedeutet das, dass in Tandems gearbeitet wird und so immer eine Vertretung da ist bzw. man sich auch mit remote arbeiten abwechseln kann. Zudem sollten wichtige Abteilungen immer besetzt sein, ob für telefonischen Support oder ähnliches. Das gilt es clever zu koordinieren, sodass Ihr Unternehmen handlungsfähig bleibt und Kunden bestmögliche Unterstützung erhalten.
Tipp 4: Automatisierte Lohnabrechnung für KMU nutzen
Gerade auch die Lohnbuchhaltung erfordert oft viel Aufwand. All das lässt sich einfach automatisieren, sodass wichtige Meldungen und Lohnabrechnungen auch für KMU automatisiert erstellt und versandt werden können. Dadurch reduziert sich der Aufwand drastisch. Zudem passieren weniger Fehler, wenn alle Kennzahlen korrekt eingetragen sind und am Ende nur vom System abgewickelt werden. Ein solches Lohnprogramm für kleine Unternehmen ermöglicht es Ihnen zudem, alle Arbeitnehmenden zentral zu verwalten. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Daten und Zahlen zu Ihren Mitarbeitenden.
Tipp 5: Nutzung von HR-Software: Alle Prozesse in einer Plattform
Auch Software-Lösungen können hierbei die nötige Unterstützung bieten. Um die Effizienz zu steigern, sind Tools wirklich eine tolle Möglichkeit. Dabei wird weniger Personal nötig, sodass Software gewisse Prozesse komplett abdecken und viele Schritte automatisiert vom System übernommen werden. Die Einbindung einer HR-Software kann dabei bspw. unterstützen, wenn etwa alle Prozesse in einer Plattform abgebildet werden. So verringert sich der Zeitaufwand für die Nutzung zahlreicher Tools oder vieler Mitarbeitenden, die sich abstimmen müssen. Der Zugriff erfolgt zentral und damit wird der Prozess insgesamt vereinfacht und schlanker.
Tipp 6: Leistungsmanagement für kleine Teams: Klare Ziele
Was ebenfalls dabei hilft, dass Sie Ihre Effizienz im Unternehmen steigern können, ist eine klare Zielsetzung. Wenn Ziele gemeinsam erarbeitet und klar formuliert werden, sind die Mitarbeitenden meist auch motivierter. Das beinhaltet eben auch, dass Ziele gemeinsam gesetzt werden und nicht nur von oben vorgegeben sind. Auch dadurch wird das Gemeinschaftsgefühl verstärkt und Arbeitnehmende wissen konkret, wofür sie arbeiten und sich einbringen. Das hilft nicht nur dabei effizienter zu werden, sondern auch alle an Bord zu haben und für mehr Zufriedenheit zu sorgen.
Tipp 7: Feedbackkultur für Optimierungspotenziale nutzen
Im nächsten Schritt bedeutet das aber auch eine lebendige und ehrliche Feedbackkultur im Unternehmen zu etablieren. Denn wenn Sie klare Ziele setzen und einfordern, dann sollten Sie auch geleichermaßen danach schauen, ob diese erreicht werden. Dazu sind Feedbacks besonders hilfreich und zwar von beiden Seiten. So können Sie zum Einen auch Impulse zur Leistungssteigerung und Anreize setzen, was mit einer speziellen, leistungsorientierten Vergütung einhergehen kann. Gleichzeitig gibt es Mitarbeitenden aber auch die Chance, Feedback zu Prozessen und weiteren Punkten an Sie zu geben. Auf diese Weise wird deutlich, dass alle gemeinsam am Strang ziehen und auch die Führungsriege Teil der Feedbackkultur ist. Das gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, auf Missstände hinzuweisen oder auch Positives hervorzuheben. In jedem Fall aber werden sie gehört und dieses Gefühl steigert deren Zufriedenheit und Motivation.
Fazit: Schlanke und einfache Strukturen verbessern Personalprozesse
Um Personalprozesse zu optimieren, gibt es viele Ansätze. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt es sich, einmal genau zu analysieren, wo es Potenzial zur Vereinfachung und Automatisierung gibt. Software bieten dann eine fantastische Möglichkeit, um solche Prozesse zu vereinfachen und automatisiert abzuwickeln. Genauso wichtig ist aber auch generell den Bedarf an Personal zu kennen und auch die anstehenden Aufgaben genau unter die Lupe zu nehmen, um beides miteinander abzugleichen. Auf diese Weise können weitere Ressourcen geschaffen werden. Umstrukturierungen bringen ggf. auch neue Impulse und mehr Effizienz. Durch ein gezieltes Leistungsmanagement Ihrer Mitarbeitenden können Sie weiteres Optimierungspotenzial ausmachen. Mit Hilfe von klaren Zielen, einer detaillierten Nachverfolgung dieser und einer gesunden Feedbackkultur gelingt es, Personal effizient einzusetzen.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen vor solchen Herausforderungen stehen und Unterstützung benötigen, dann nutzen Sie gern unser Angebot der Unternehmensberatung. Unsere Experten stehen Ihnen bei solchen Prozessen und Entscheidungen zur Seite.
